Travailler avec des partenaires extérieurs

Il existe plusieurs façons de travailler avec des personnes extérieures à votre organisation : partenaires, fournisseurs, clients… Vous pouvez les combiner. Elles sont présentées ci-dessous de l’accès le plus limité au plus large.

Partager une vue ou une carte avec un lien

Partagez un lien vers une vue ou vers une carte : survolez la vue dans la barre latérale (ou ouvrez la carte), cliquez sur …, puis sur Partager cette vue (ou Partager pour une carte). Toute personne qui a le lien peut voir la vue ou la carte, mais ne peut pas la modifier.

• Avec une vue, elle peut ouvrir toutes les cartes de la vue et voir leur contenu.
• Avec une carte, elle voit tout son contenu.

Les Options de partage d’une vue :

• Afficher uniquement les commentaires visibles dans les requêtes de formulaire : la vue partagée ne montre que les commentaires envoyés avec Montrer dans la requête. Par exemple, pour des candidatures : dans la même carte, vous répondez au candidat et vous échangez avec vos collègues, mais le candidat ne voit que les réponses. Voir Formulaires.
• Dans les cartes, ne montrer que les champs sélectionnés dans les paramètres de la vue : les cartes ne montrent que les champs choisis dans les Champs affichés du menu Apparence.

Bon à savoir :

• Vos partenaires n’ont pas besoin de compte Kantree, et n’utilisent pas de licence.
• Ils n’ont pas de page d’accueil avec les liens que vous avez partagés : ils doivent garder les liens eux-mêmes.
• Embed donne le code pour afficher la vue dans un site web.
• Cliquez sur Annuler le partage pour arrêter le partage : le lien ne fonctionne plus.

Les inviter dans votre workspace

Invitez vos partenaires comme invités d’un workspace : cliquez sur les photos des membres en haut à droite, puis sur Gérer les membres du Workspace, puis sur Ajouter des membres, et saisissez leur adresse e-mail. Voir Ajouter des membres.

En tant que membres du workspace, ils peuvent voir toutes ses cartes et ses vues publiques. Choisissez leur rôle pour limiter ce qu’ils peuvent faire, par exemple Observateur (lecture seule) ou Observateur autorisé à commenter.

Pour ne leur donner accès qu’à une partie du workspace, utilisez des rôles personnalisés : choisissez les champs qu’ils peuvent modifier, et les vues qu’ils peuvent voir. Voir Les permissions sur les vues, les champs et les groupes.

Vos partenaires doivent créer un compte Kantree. Ils voient ensuite le workspace sur leur page d’accueil.

Les inviter comme contractuels de votre organisation

Sur kantree.io, vous pouvez inviter vos partenaires dans l’organisation avec le rôle Contractuel. Vous pouvez ensuite les ajouter à n’importe quel workspace, avec n’importe quel rôle.

Les contractuels voient sur leur page d’accueil les workspaces où ils sont ajoutés. Ils ne voient pas la page de l’organisation, et ne peuvent pas rejoindre de workspaces par eux-mêmes : vous les ajoutez à chaque workspace.

Les contractuels utilisent une licence.

Les autres façons

Partager des formulaires

Un formulaire public permet à vos partenaires de vous envoyer des informations sans compte Kantree. Chaque réponse crée :

• une carte dans votre workspace, avec les réponses dans ses champs,
• une page de demande pour votre partenaire, si vous l’avez activée. Sur cette page, il suit sa demande, et il peut modifier ses réponses ou ajouter des commentaires, si vous l’autorisez.

Pour lui répondre, écrivez un commentaire sur la carte avec Montrer dans la requête : il reçoit un e-mail. Il ne voit que ses propres demandes, sauf si vous partagez aussi une vue avec lui.

Voir le guide des formulaires.

Envoyer des e-mails automatiquement

Les automatisations peuvent envoyer des e-mails, par exemple quand une carte passe dans une colonne. L’e-mail peut contenir les informations de la carte : son titre (${card:title}), ses champs, son lien de partage…

1. Créez un gabarit d’e-mail : ouvrez les paramètres du workspace, puis Emailing, puis Ajouter un gabarit d’email. Écrivez l’e-mail, avec des variables pour les informations de la carte.
2. Dans une automatisation, ajoutez l’action Envoyer un email, choisissez le gabarit et saisissez l’adresse e-mail de votre partenaire.

Vos partenaires n’ont pas besoin de compte Kantree pour recevoir ces e-mails. Voir Automatisations.