Organiser votre projet

Ce guide vous montre comment organiser les cartes d’un workspace : les mettre dans des groupes, les relier, les voir de différentes façons, et garder votre workspace en ordre.

Grouper vos cartes

Les groupes vous aident à trier vos cartes. Une équipe de développement groupe ses cartes par étape, par priorité ou par version. Une équipe RH les groupe par pays, par service ou par offre d’emploi.

Les groupes viennent de quatre types de champs :

• État : les étapes de votre travail, par exemple « À faire », « En cours » et « Fait ». Une carte a un seul état.
• Sélectionner : un choix dans une liste, par exemple une priorité. Une carte a une seule valeur.
• Libellés : des étiquettes. Une carte peut avoir plusieurs libellés.
• Jalon : des étapes datées, par exemple des sprints ou des versions. Une carte est dans un seul jalon.

Pour montrer les groupes en colonnes dans un tableau, cliquez sur Grouper dans la barre d’outils, puis choisissez le champ dans Regrouper les cartes en colonnes.

Les cartes sans valeur dans ce champ sont « non groupées ». Pour les montrer, activez Non-groupées dans le menu Apparence.

Créer un champ de groupes

Ouvrez une carte, puis ajoutez un champ de type État, Sélectionner, Libellés ou Jalon. Voir Ajouter des champs à vos cartes. Le nouveau champ apparaît ensuite dans le menu Grouper.

Gérer les groupes

Dans un tableau groupé par un champ, chaque colonne est un groupe :

• Pour ajouter un groupe, cliquez sur le + à l’extrémité droite des en-têtes de colonnes, puis saisissez son nom.
• Pour renommer un groupe, cliquez sur son nom.
• Pour changer l’ordre des groupes, faites glisser les colonnes.

Le menu … d’une colonne donne plus d’options :

• Couleur : la couleur du groupe.
• Associer un état à ce groupe : les cartes que vous déplacez dans le groupe prennent cet état de carte. Kantree vous demande s’il doit aussi changer les cartes qui sont déjà dans le groupe.
• Trier par : l’ordre des cartes dans la colonne.
• Sélectionner toutes les cartes : pour lancer une action sur toutes les cartes de la colonne.
• Automatisations : lancer une automatisation quand une carte entre dans le groupe.
• Définir les dates (jalons) : les dates de début et de fin du groupe. Les graphiques burndown les utilisent.
• Permissions : les rôles qui peuvent faire entrer ou sortir des cartes du groupe. Voir Rôles et permissions.
• S’abonner : recevoir une notification quand une carte entre dans le groupe ou en sort.
• Archiver ou Supprimer le groupe.

Les options du champ changent tous ses groupes. Survolez le champ dans une carte, cliquez sur le bouton au-dessus, puis sur Options :

• Valeur par défaut (seulement pour les nouvelles cartes).
• Appliquer automatiquement une couleur aléatoire sur les nouveaux groupes.
• Autoriser l’état vide (champs État) : par défaut, chaque carte doit avoir un état.
• Apparence (champs État) : montrer les états en Flèches ou dans une Liste déroulante.
• Limiter la sélection à un groupe par carte (champs Libellés).
• Pour les champs Jalon : une durée pour les nouveaux jalons. Chaque nouveau jalon commence à la fin du précédent.

Supprimer un groupe ou un champ de groupes

• Pour supprimer un groupe, cliquez sur … dans sa colonne, puis sur Supprimer. Les cartes du groupe ne sont pas supprimées : elles perdent seulement cette valeur.
• Pour supprimer un champ de groupes, survolez-le dans une carte, cliquez sur le bouton au-dessus, puis sur Supprimer ce champ dans … cartes. Toutes les cartes perdent leur valeur dans ce champ.

Réordonner les cartes

Dans une colonne, faites glisser une carte pour changer sa position.

Pour trier les cartes automatiquement, cliquez sur Trier dans la barre d’outils, ou sur Trier par dans le menu d’une colonne. Vous pouvez trier par référence, titre, état, nombre de sous-cartes, date de création, dernière modification, ou par n’importe quel champ. Le glisser-déposer ne change la position des cartes qu’en tri manuel.

Quand une carte peut avoir plusieurs valeurs (Libellés), maintenez Ctrl pendant que vous la faites glisser : la carte est ajoutée au nouveau groupe et reste dans l’ancien.

La hiérarchie des cartes

Les cartes peuvent avoir des sous-cartes, et les sous-cartes peuvent avoir leurs propres sous-cartes. Par exemple : une carte projet, avec des sous-cartes pour les phases, avec des sous-cartes pour les tâches.

• Pour ajouter des sous-cartes, ouvrez une carte et utilisez l’onglet Sous-cartes. Voir Ajouter des sous-cartes.
• Pour donner à une carte son propre tableau, cliquez sur Créer un sous-tableau dans son onglet Sous-cartes. Voir Créer un sous-tableau.
• Pour montrer les sous-cartes dans une vue, activez Descendantes dans le menu Apparence.
• Pour filtrer par niveau, utilisez hlevel dans un filtre KQL : hlevel=1 pour les cartes du premier niveau, hlevel=2 pour leurs sous-cartes…

Relier des cartes

Le champ relation

Un champ Relations de cartes relie une carte à d’autres cartes, dans le même workspace ou dans un autre workspace. Par exemple :

• une tâche et les tâches dont elle dépend,
• une demande client et le bug qui la cause,
• un contrat et son client, dans un autre workspace.

Les champs relation permettent aussi :

• de grouper vos cartes par carte liée : par exemple, toutes les demandes liées au même bug ;
• de planifier avec les vues Gantt et Dépendances. Voir Timelines ;
• d’afficher des informations des cartes liées avec un champ lookup ;
• de démarrer des automatisations. Voir Automatisations.

Ajouter une relation

1. Cliquez sur le + du champ.
2. Choisissez le workspace à gauche, puis cherchez une carte par son titre ou sa référence (par exemple #3).
3. Cliquez sur Ajouter à côté des cartes à relier. Cliquez sur Ajouter une nouvelle carte dans … pour créer la carte à relier.

Pour ouvrir une carte liée, cliquez dessus dans le champ.

L’apparence du champ

Les cartes liées apparaissent comme une petite vue dans la carte. Cliquez sur le bouton de réglages du champ pour choisir le mode d’affichage (liste, kanban…), le regroupement et les champs montrés sur les cartes.

Les options du champ

Survolez le champ, cliquez sur le bouton au-dessus, puis sur Options.

Général

• Workspace à partir duquel les cartes peuvent être sélectionnées : limite le choix à un workspace.
• Autoriser uniquement à sélectionner les cartes du type suivant : limite le choix à un type de carte.
• Autoriser uniquement à sélectionner les cartes correspondant au filtre suivant : un filtre KQL, par exemple hlevel=2 pour les sous-cartes seulement.
• Empêcher les relations circulaires : une carte ne peut pas être liée à elle-même, directement ou indirectement.

Apparence

• Limiter la relation à une seule carte.
• Empêcher la création de nouvelles cartes dans le modal de sélection.
• Peut être utilisé pour grouper des cartes dans les vues des Workspaces : choisissez d’abord un workspace dans Général.

Dates

• Mettre à jour les attributs date dans les cartes liées : quand la date d’une carte change, Kantree déplace les dates des cartes liées (Référencé dans ce champ), ou des cartes qui font référence à cette carte (Référençant cette carte à travers ce champ). C’est utile pour planifier des tâches qui dépendent les unes des autres.
• Seulement déplacer les dates futurs quand avancé dans le temps.

Les relations dans les deux sens

Dans l’onglet Bidirectionnel, activez Synchroniser les deux champs de relation. Kantree crée le champ opposé dans l’autre workspace, et tient les deux champs à jour. Par exemple, un champ « Client » dans vos contrats et un champ « Contrats » dans vos clients.

Le champ lookup

Un champ Lookup montre la valeur d’un champ des cartes liées. La valeur se met à jour toute seule. Par exemple, dans une tâche, affichez la date d’échéance du projet auquel elle appartient, même si le projet est dans un autre workspace.

1. Vérifiez que la carte a un champ relation.
2. Ajoutez un champ de type Lookup (dans Plus de types).
3. Dans ses options, choisissez le Champ relation, puis le Champ valeur : le champ des cartes liées à afficher.

Déplacer ou copier des cartes

Vous pouvez déplacer ou copier des cartes à un autre endroit du workspace, ou vers un autre workspace : faites un clic droit sur les cartes, puis Déplacer ou Dupliquer. Voir Copier ou déplacer des cartes.

Quand vous déplacez une carte ou un workspace vers une autre équipe, ses groupes et ses types de cartes sont copiés dans la nouvelle équipe.

Filtrer les cartes

Cliquez sur Filtrer dans la barre d’outils pour ne montrer que certaines cartes. Choisissez un champ et une valeur, ou cherchez dans le texte des cartes. Ajoutez d’autres conditions avec Ajouter une condition.

Pour des filtres avancés, utilisez KQL, le langage de requête de Kantree. Voir le guide KQL.

Dans les vues kanban et tableau, les en-têtes des groupes montrent le nombre de cartes qui correspondent au filtre.

Pour appliquer une action à toutes les cartes qui correspondent au filtre (les archiver, changer un champ…), faites un clic droit sur une carte, cliquez sur Tout sélectionner, puis choisissez l’action.

Enregistrez votre filtre dans une vue pour le réutiliser. Voir Enregistrer une vue.

Les archives

Archivez les cartes et les groupes au lieu de les supprimer. Vous pourrez les restaurer, ou les supprimer plus tard.

Archiver une carte

Faites un clic droit sur la carte, puis Archiver. Voir Archiver une carte.

Archiver un groupe

Cliquez sur … dans la colonne, puis sur Archiver. Vous pouvez archiver le groupe seul, ou le groupe et ses cartes.

Voir les cartes archivées

Activez Archivées dans le menu Apparence.

Archiver un workspace

Les administrateurs du workspace peuvent archiver un workspace : ouvrez le menu du workspace, cliquez sur Paramètres, puis sur Archiver en bas de l’onglet Général.

Pour voir les workspaces archivés, ouvrez l’onglet Workspaces de l’organisation, puis activez Montrer les archives.

Les cartes favorites

Ajoutez à vos favoris les cartes que vous utilisez souvent : faites un clic droit sur la carte, ou cliquez sur … dans la carte, puis sur Ajouter aux favoris. Vos favoris sont dans le menu étoile de la barre latérale de l’application.

Pour suivre de près quelques cartes, vous pouvez aussi les épingler : cliquez sur l’épingle en haut de la carte. Les cartes épinglées apparaissent dans Mes cartes, en bas de l’écran.

Voir vos cartes de différentes façons

Chaque mode d’affichage a son usage. Cliquez sur le nom du mode d’affichage dans la barre d’outils pour le changer.

Kanban

Le tableau kanban montre les cartes sous forme de tuiles dans des colonnes. Les colonnes sont les groupes d’un champ. Faites glisser les cartes d’une colonne à l’autre pour changer leur valeur. C’est la meilleure vue pour suivre un workflow.

Les couloirs

Un tableau kanban peut grouper les cartes une deuxième fois, en lignes : cliquez sur Grouper, puis choisissez un champ dans Regrouper les cartes dans des lignes. Vous obtenez une matrice, par exemple les états en colonnes et les priorités en lignes.

Avec les couloirs, vous pouvez :

• faire glisser les colonnes et les lignes pour les réordonner,
• faire glisser une carte dans une case pour changer ses deux valeurs en une fois,
• replier les colonnes et les lignes dont vous n’avez pas besoin,
• créer une carte dans n’importe quelle case.

Pour revenir à un tableau simple, choisissez Non-groupées dans Regrouper les cartes dans des lignes.

Tableau

Le tableau montre une carte par ligne et un champ par colonne, comme un tableur. Cliquez sur une case pour changer la valeur.

Cliquez sur le … d’un en-tête de colonne pour trier la colonne, renommer le champ, ouvrir les options du champ, ou masquer la colonne. Pour montrer plus de colonnes, ou pour ajouter un champ, cliquez sur le + à l’extrémité droite des en-têtes. Faites glisser les en-têtes pour changer l’ordre des colonnes.

Carte

La carte géographique montre les cartes qui ont un champ Adresse. Si les cartes ont plusieurs champs adresse, choisissez-en un dans Utilisant le champ ….

Les autres modes d’affichage

• Liste : une simple liste à cocher. Cochez une carte pour la terminer.
• Quadrant : les cartes sur une matrice à deux axes, par exemple urgent / important.
• Dépendances : les cartes et les liens entre elles. Voir Timelines.

Les outils de planification

Les vues de planification montrent les cartes sur leurs dates. Les cartes ont besoin d’un champ date.

Timeline

La timeline montre chaque carte sous forme de barre, de sa date de début à sa date de fin. Faites glisser une barre pour changer ses dates. Voir le guide des timelines.

Calendrier

Le calendrier montre les cartes dans un calendrier, comme Outlook ou Google Agenda.

• Choisissez le champ date dans Utilisant le champ ….
• Le panneau Cartes non planifiées liste les cartes sans date. Faites glisser une carte sur un jour pour lui donner cette date.
• Faites glisser une carte dans le calendrier pour changer sa date.
• Choisissez entre les affichages semaine, mois et agenda.
• Flux iCalendar vous donne un lien pour ajouter le calendrier à Outlook, Google Agenda ou une autre application d’agenda.

Le journal

Le journal montre toutes les modifications du workspace, jour par jour. Filtrez-le par membre ou par type d’action, et exportez-le.

Pour ajouter un journal, cliquez sur Ajouter une vue, puis sur Journal.

Le journal est un bon moyen de voir ce que votre équipe a fait, par exemple avant une réunion.

Vue d’ensemble des logs

La vue logs montre tous les logs des cartes, pour une période et pour un type de log. Par exemple, le temps passé par chaque personne ce mois-ci.

Pour l’ajouter, cliquez sur Ajouter une vue, puis sur Logs.

Les formulaires

Un formulaire permet à des personnes de vous envoyer des informations, même si elles n’ont pas de compte Kantree. Chaque réponse crée une carte dans votre workspace, avec ses champs remplis. Voir le guide des formulaires.

Exporter

Vous pouvez exporter les cartes d’un workspace :

1. Ouvrez le menu du workspace (cliquez sur le nom du workspace), puis cliquez sur Exporter.
2. Choisissez un format : Excel, CSV, JSON ou JSON tabulaire.
3. Choisissez les champs à exporter. Activez Inclure les cartes descendantes pour exporter aussi les sous-cartes.
4. Cliquez sur Exporter. Kantree vous envoie un lien vers le fichier par e-mail.

Si vous faites souvent le même export, cliquez sur Enregistrer en tant que modèle.

Vous pouvez aussi exporter avec une automatisation, avec l’action Exporter le workspace. Voir Automatisations.