Guide de démarrage de l'admin

Ce guide s’adresse aux administrateurs des organisations, et aux administrateurs d’une installation Kantree (cloud privé ou auto-hébergée). Il explique comment organiser les espaces de Kantree et comment gérer les utilisateurs.

Organiser les espaces

Kantree a cinq sortes d’espaces. Chacun a ses propres membres et ses propres permissions.

Les cinq espaces

1. Organisation
2. Équipe
3. Workspace
4. Workspaces personnels
5. Portfolio

Comment ils s’articulent

• Une organisation contient des équipes, des workspaces et des portfolios.
• Une équipe regroupe des workspaces de l’organisation, comme un dossier.
• Un portfolio montre les cartes de plusieurs workspaces de l’organisation.
• Les workspaces personnels sont en dehors des organisations.

Définitions

• Une organisation est un espace séparé. Ce peut être une entreprise, un service ou une équipe.
• Une équipe regroupe des workspaces de l’organisation. Ce peut être un service, une équipe ou un sujet.
• Un workspace est l’endroit où le travail se fait : les cartes, les vues, les automatisations. Il appartient à une organisation, ou aux workspaces personnels d’un utilisateur.
• Les workspaces personnels appartiennent à un utilisateur, en dehors des organisations.
• Un portfolio montre des vues avec des données de plusieurs workspaces. Voir Portfolios.

Avant de commencer, répondez à ces questions : une organisation ou plusieurs ? Un workspace par projet, ou un pour plusieurs projets ? Avez-vous besoin d’équipes ?

Les questions à se poser avant d’organiser les espaces

Une organisation ou plusieurs ?

Pour partager l’information et travailler entre services, gardez une seule organisation pour toute l’entreprise. Tous les membres voient alors les workspaces dont la visibilité est Visible par l’équipe. Ils ne peuvent les rejoindre que si le workspace le permet. Voir Qui peut voir un workspace.

Ne créez plusieurs organisations que pour séparer complètement des services, des unités métier ou des projets. Les liens entre organisations sont limités :

• un portfolio ne peut pas montrer des workspaces de deux organisations,
• un champ relation ne peut pas relier des cartes de deux organisations,
• les membres doivent être ajoutés à chaque organisation.

Quand utiliser les workspaces personnels ?

Les workspaces personnels sont faits pour les projets personnels. Ils n’apparaissent pas sur la page d’une organisation : ses membres ne savent pas qu’ils existent. Vous pouvez quand même y inviter des personnes, avec les rôles intégrés (pas de rôles personnalisés).

Les workspaces personnels ne peuvent pas utiliser les types de cartes, les champs et les modèles d’une organisation. Ils peuvent utiliser la bibliothèque de modèles de Kantree.

Un workspace ou plusieurs ?

Un workspace peut contenir toutes sortes de données. Utilisez un seul workspace quand :

• les mêmes personnes modifient les données,
• les données suivent le même workflow.

Si un workspace contient beaucoup de données variées qui ne concernent que certains membres, découpez-le en plusieurs workspaces. Reliez-les et synchronisez-les avec des champs relation, des champs lookup et des automatisations. Voir Synchroniser des workspaces et La gestion de projets.

Pourquoi utiliser des équipes ?

Les équipes regroupent les workspaces de l’organisation, comme des dossiers. Utilisez-les :

• quand vous avez beaucoup de workspaces, pour rendre la page de l’organisation plus facile à lire,
• pour gérer les membres et les permissions d’un groupe de workspaces.

Comme un workspace, une équipe peut être visible par l’organisation ou non, et ses membres peuvent la rejoindre par eux-mêmes ou seulement sur invitation. Changez cela dans les paramètres de l’équipe.

Bon à savoir :

• Pour ajouter une personne à une équipe, ajoutez-la d’abord à l’organisation.
• Les administrateurs de l’organisation sont administrateurs de toutes les équipes. Les autres membres doivent être ajoutés à chaque équipe.
• Les équipes n’ont pas de types de cartes, de champs, de rôles ou de modèles à elles : elles utilisent ceux de l’organisation.

Les paramètres de l’organisation

Les propriétaires et les administrateurs ouvrent les paramètres de l’organisation depuis sa page : cliquez sur Paramètres, puis sur Paramètres de l’organisation.

Les licences

Sur kantree.io, chaque membre de l’organisation utilise une licence. Les invités d’un workspace qui ont le rôle Observateur n’utilisent pas de licence. L’onglet Facturation montre le nombre de licences.

Général

Le nom, la description et le logo de l’organisation, et la Langue par défaut des workspaces (utilisée par la recherche). Vous pouvez aussi exporter l’organisation, ou la supprimer.

Sécurité

• Exiger une authentification à deux facteurs pour tous les membres : les membres doivent mettre en place l’authentification à deux facteurs avant de pouvoir utiliser Kantree.
• Rôle par défaut pour les nouveaux membres de l’organisation : le rôle des nouveaux membres et des invitations.

Apparence

Les couleurs et la couverture de l’organisation.

Rôles de workspaces

Les rôles des workspaces de l’organisation. Créez ici les rôles personnalisés. Voir Rôles et permissions.

Modèles

Les modèles de workspaces de l’organisation. Les membres les trouvent dans la bibliothèque de modèles, dans Modèles de votre organisation.

Types de carte

Les types de cartes et les champs partagés par tous les workspaces de l’organisation. Voir Les champs d’organisation.

Intégrations

Activez les intégrations qui utilisent des comptes d’autres services. Voir Intégrations.

Les autres onglets

• Workers d’automatisation : des programmes installés sur vos serveurs qui exécutent des actions d’automatisation.
• IA : activez l’assistant et les fonctionnalités d’IA, et choisissez les fournisseurs d’IA.
• Bots : des comptes pour d’autres applications, avec leurs propres clés d’API et leurs propres permissions.
• Requêtes externes : les adresses que les webhooks et les automatisations peuvent appeler (une par ligne). Laissez vide pour autoriser toutes les adresses.

Facturation

Sur kantree.io, les propriétaires peuvent :

• choisir ou changer d’offre,
• changer le moyen de paiement,
• télécharger les factures,
• ajuster le nombre de licences automatiquement,
• résilier l’abonnement.

Les données personnelles

Dans Données personnelles, téléchargez un rapport de toutes les données personnelles de l’organisation. Voir RGPD.

SSO

Dans SSO, connectez Kantree au fournisseur d’identité de votre entreprise (SAML 2.0 ou OpenID Connect). Les utilisateurs de votre entreprise se connectent alors avec leur compte d’entreprise, et rejoignent l’organisation automatiquement. Avec Votre domaine, toutes les adresses e-mail de votre domaine utilisent le SSO.

Sur kantree.io, le SSO est disponible avec l’offre Business.

Les membres

Pour ajouter des membres, cliquez sur Inviter en haut de la page de l’organisation. Saisissez leurs adresses e-mail et choisissez leur rôle. Ils reçoivent une invitation par e-mail. Dans l’onglet Membres, vous pouvez changer le rôle de chaque membre, ou le retirer. Voir Les rôles de l’organisation.

Vous pouvez aussi partager un lien d’invitation (Partager un lien) : toute personne qui a le lien peut rejoindre l’organisation.

Les paramètres de l’organisation dans les installations privées

Dans les installations en cloud privé et auto-hébergées, les paramètres de l’organisation sont les mêmes, sans Facturation.

L’administration de l’installation (installations privées)

L’activation

Quand nous activons votre installation, nous définissons le nombre de licences, votre compte administrateur, et un compte administrateur Kantree. Kantree utilise ce compte pour vous aider quand vous le demandez, par exemple quand votre administrateur est absent. Il n’utilise pas de licence.

Les licences

Chaque utilisateur utilise une licence, sauf les utilisateurs Sans licence et Désactivé. Quand il n’y a plus de licences, les nouveaux utilisateurs sont sans licence : ils peuvent seulement consulter des workspaces.

Les invitations comptent comme des licences, même avant que la personne les accepte. Kantree peut désactiver les utilisateurs qui ne se sont pas connectés depuis un certain nombre de jours : contactez le support pour le mettre en place.

Les administrateurs ouvrent l’administration depuis le menu de leur photo : cliquez sur Admin.

Les niveaux d’utilisateurs

• Désactivé : l’utilisateur ne peut pas se connecter. Il n’utilise pas de licence.
• Sans licence : l’utilisateur peut seulement consulter les workspaces où il est invité. Il n’utilise pas de licence.
• Utilisateur : un utilisateur standard, avec un rôle dans chaque organisation et dans chaque workspace.
• Admin : gère l’installation, les utilisateurs et les organisations, mais ne peut pas voir le contenu des workspaces sauf s’il y est invité.
• Super Admin : gère l’installation et peut accéder à toutes les données.

Administration : vue d’ensemble

Les chiffres de l’installation : le total des utilisateurs, les utilisateurs avec licence, les utilisateurs actifs (sur les 30 derniers jours), les utilisateurs désactivés, les utilisateurs sans licence, les organisations et les workspaces.

Administration : les utilisateurs

Cherchez des utilisateurs par nom d’utilisateur, e-mail, #id, org=nom de l'organisation ou workspace=nom du workspace. Utilisez Filtres pour trouver, par exemple, les utilisateurs inactifs depuis 30 jours, ou les utilisateurs sans authentification à deux facteurs.

Cliquez sur un utilisateur pour voir son profil, ses organisations et ses workspaces, et son Historique de connexion. Vous pouvez :

• changer son niveau (Rendre admin, Retirer la licence, Désactiver…),
• Réinitialiser votre mot de passe, ou Forcer la réinitialisation du mot de passe au prochain login,
• Désactiver 2FA, Débloquer la connexion après trop de tentatives échouées, Se déconnecter de tous ses appareils,
• Impersonnifier l’utilisateur, avec son accord, pour voir Kantree comme il le voit,
• Anonymiser l’utilisateur : retirer définitivement son identité et ses données de connexion. Son contenu reste, sous une identité anonyme.
• Supprimer l’utilisateur.

Synchroniser les utilisateurs à partir d’un fichier

Synchroniser les utilisateurs à partir du fichier CSV/XLSX met Kantree en accord avec le fichier :

• les utilisateurs présents dans le fichier et dans Kantree sont mis à jour,
• les utilisateurs présents dans le fichier mais pas dans Kantree sont créés,
• les utilisateurs présents dans Kantree mais pas dans le fichier sont désactivés, supprimés ou passés sans licence (vous choisissez).

Créer ou mettre à jour des utilisateurs à partir d’un fichier

Ajouter/mettre à jour des utilisateurs en masse depuis un fichier CSV/XLSX crée les utilisateurs du fichier qui n’existent pas, et met à jour les autres. Il ne change pas les utilisateurs qui ne sont pas dans le fichier.

Les colonnes, dans cet ordre :

1. le nom d’utilisateur,
2. l’e-mail,
3. le mot de passe (ignoré quand un utilisateur est mis à jour),

et ces colonnes facultatives :

1. le niveau : disabled, unlicensed, user ou superadmin,
2. le nom affiché (vide pour utiliser le nom d’utilisateur),
3. peut rejoindre des organisations : « yes » ou « no »,
4. peut créer des organisations : « yes » ou « no »,
5. peut créer des workspaces : « yes » ou « no »,
6. peut créer des workspaces privés : « yes » ou « no »,
7. peut inviter des invités : « yes » ou « no »,
8. doit changer son mot de passe à la prochaine connexion : « yes » ou « no ».

Vous ne pouvez pas sauter une colonne : laissez vides les colonnes facultatives dont vous n’avez pas besoin. Quand le nom d’utilisateur ou l’e-mail correspond à un utilisateur, Kantree met à jour cet utilisateur. Cliquez sur Comment structurer vos fichiers CSV/XLSX? pour voir un exemple.

Supprimer des utilisateurs à partir d’un fichier

Supprimer des utilisateurs en masse depuis un fichier CSV/XLSX supprime les utilisateurs du fichier. Le fichier a deux colonnes, le nom d’utilisateur et l’e-mail : Kantree utilise l’une ou l’autre.

Exporter

Cliquez sur Exporter en XLSX en bas de la liste pour exporter les utilisateurs.

Administration : les organisations

La liste des organisations de l’installation. Cliquez sur une organisation pour l’ouvrir, avec ses paramètres.

Exporter

Cliquez sur Exporter en XLSX en bas de la liste pour exporter les organisations.

Paramètres de l’organisation : l’onglet Admin

Les administrateurs de l’installation voient un onglet Admin dans les paramètres de chaque organisation :

• Peut créer des workspaces et Peut créer des workspaces privés : ce que les membres peuvent créer.
• Nombre maximum d’utilisateurs autorisés.
• Bloqué : fige l’organisation et ses workspaces.
• Empêcher la suppression par les admin de l’org (seuls les administrateurs de kantree peuvent supprimer).
• Fonctionnalités activées : activez ou désactivez certaines fonctionnalités pour cette organisation. Saisissez le nom de la fonctionnalité, appuyez sur Entrée, puis cliquez sur Enregistrer.

Administration : les autres pages

• Applications OAuth : les applications qui peuvent se connecter à Kantree avec OAuth.
• Bots : les comptes bots de l’installation.
• Packs de démarrage : des ensembles de workspaces que les utilisateurs peuvent ajouter depuis la bibliothèque de modèles.
• Logs : le fichier de logs du serveur. Cliquez sur Télécharger le fichier de logs complet pour l’obtenir en entier.