Compte rendu du petit déjeuner sur le brainstorming avec Zenika

Ce mardi 27 juin nous avons co-organisé, avec notre partenaire Zenika, un atelier pratique sur le brainstorming. Nous avons voulu démontrer en pratique comment Kantree pouvait répondre intuitivement aux problématiques quotidiennes dans la gestion de projets. Richard Coffre, Head of Agile et coach chez Zenika, a animé la session de cette matinée, et Maxime Bouroumeau-Fuseau, co-fondateur de Kantree, a modélisé les échanges en live sur la plateforme.

Les limites des outils de gestion de projets

Les participants de cette matinée faisaient essentiellement parties d’équipes IT ou étaient des adeptes de l’agilité, tous habitués aux outils de gestion de projets. Notre question d’introduction a porté sur les problématiques qu’ils rencontrent en terme d’outils. Notre challenge a été de leur montrer comment Kantree peut répondre à celles-ci, en live durant le temps impartie.

Pour montrer la puissance de Kantree dans le cadre d’un brainstorming, Richard a commencé directement à interroger les participants sur un projet qu’ils souhaiteraient mettre en oeuvre, pendant que Maxime le modélisait en temps réel dans Kantree. L’objectif étant de finir la matinée avec un projet prêt à entrer en phase de run. Il a été décidé de partir sur un projet de développement logiciel en méthodologie Scrumban.

Les premières problématiques soulevées ont alors été les suivantes:

• comment organiser au mieux un développement multi-équipes et notamment la visualisation de l’avancement
• comment modéliser les dépendances entre les process ou les membres

Pour ce qui est du premier point, il s’agissait d’une organisation avec plusieurs équipes indépendantes les unes des autres, qui travaillent sur plusieurs projets communs en même temps. Dans ce cadre, comment assurer la bonne répartition des tâches et réduire les délais de blocage ?

Maxime a alors ajouté tout simplement les différentes phases du process défini et montré tout l’intérêt des différents regroupements de carte. En particulier, le regroupement par membre de l’équipe a permis de visualiser immédiatement qui faisait quoi. Plus d’info

Il est important de noter que Maxime l’a fait en tant que simple membre du projet, et non en tant qu’administrateur. Dans Kantree, ce sont les utilisateurs qui contrôlent leur process.

En basculant sur le calendrier intégré, il a montré comment ajuster rapidement les différentes tâches dans le temps et ainsi faciliter le bon déroulé du process.

Enfin, Maxime a montré que chaque membre peut enregistrer ses propres vues et s’il le souhaite, les partager avec son équipe. Cela permet à chacun de visualiser le projet en fonction de ses besoins.

Pour passer au second point, il a été demandé comment gérer la répartition des tâches lorsque le début d’une tâche dépend de la fin d’une autre, et mettre en évidence les points de blocage? Comment gérer automatiquement le passage d’une carte d’une étape à une autre? Et dans ce cas, est-ce possible de gérer le changement du membre assigné à cette carte?

Tout en rappelant le très grand nombre de type de champs que l’on peut ajouter aux cartes, Maxime a proposé d’utiliser une “relation de cartes”, qui va former un lien bidirectionnel entre deux cartes. La fonctionnalité actuelle permet d’afficher cette relation d’interdépendance mais n’aura, pour le moment, aucune incidence “pratique” (blocage du process).

Pour ce qui est d’automatiser certaines actions, Maxime a configuré les étapes du process afin d’assigner les cartes arrivant à une étape de réalisation à un membre particulier, de marquer comme “terminées” les cartes arrivant en étape finale, etc. Plus d’info

En montrant ensuite la roadmap de Kantree pour les prochains mois, Maxime a rappelé qu’il serait bientôt possible de définir des scénarios d’automatisation plus avancés qui répondront mieux à cette problématique.

D’autres questions sur Kantree ont évidemment été posées à Richard ou à Maxime au fil de la session:

• comment serai-je notifié des cartes qui me sont assignées ?
• peut-on définir plusieurs niveaux d’accès au projet ?
• comment visualiser dans le temps mon projet, en tant que non-IT ?

Pour répondre à la première question, Maxime a indiqué que chaque membre du projet peut s’abonner afin d’être informé de chaque changement dans ceux-ci, de 2 manières: directement in-app via l’icône de cloche qui permet de voir d’un coup d’oeil ses dernières notifications; et bien-sûr par email pour ceux qui préfèrent ce mode. Plus d’info

Pour la question des niveaux d’accès, il a simplement affiché le panneau de membre et expliqué les différents niveau d’accès disponible (observateur / observateur autorisé à commenter / membre / administrateur). Il a aussi montré comment rendre public tout un projet ou seulement certaines vues.

Concernant la visualisation dans le temps du projet, Maxime a montré aux participant la fonctionnalité “Rapport” de Kantree. Celle-ci permet de personnaliser les rapports d’analyse de vos projets, en ajoutant autant de graphes, de requêtes, de cartes, de chiffres-clé que nécessaires. Les rapports sont mis à jour en temps réel.

De manière complémentaire, en passant en mode “planning”, Maxime a expliqué comment répartir efficacement les tâches d’un membre, d’une étape, d’un contexte, visuellement en un simple drag and drop.

Enfin, une dernière question a été évoquée dans cette séance: comment gérer les tâches qui se retrouvent dans plusieurs projets ?

Pour répondre à cette question, Maxime a présenté la fonctionnalité “cartes miroirs”. Celle-ci permet d’afficher une carte d’un projet particulier dans un autre, et ainsi partager l’information, sans aucun besoin de réplication ni perte de données. Toutes les modifications se font en temps réel.

La collaboration et la flexibilité : les secrets de l’agilité

Ce matin, nous avons pu voir à quel point un processus agile est nécessaire quand on veut “brainstormer” et en même temps modéliser un projet: Il faut, en effet, accepter que certaines tâches puissent être modifiées, revenir en arrière, ajuster les informations nécessaires, etc.

Les adeptes des méthodologies agiles sont assez à l’aise avec cette gymnastique intellectuelle. Cependant, la plupart des logiciels de gestion de projets sont construits sur un parti-pris de méthodologie, ce qui rend très complexe, voire impossible, certaines personnalisations.

Avec Kantree, vous créez la plateforme de gestion de projets et la faites évoluer selon vos besoins à l’instant T. Et la personnalisation est faite par l’utilisateur final, sans formation, et avec une grande force d’adaptabilité.

Merci à Richard et à Zenika !

L’équipe de Kantree remercie Zenika de nous avoir accueilli dans leurs agréables locaux, ainsi qu’à Richard Coffre pour l’animation de la séance et pour avoir distillé ses précieux conseils à chaque participant.

La suite

De nombreuses nouveautés sont en cours de préparation et arriveront tout au long de l’été. Une très grosse actualité vous attend pour la rentrée ! Stay tuned !