Vous perdez du temps en réunions? Utilisez Kantree

Encore une autre réunion, alors que vous pourriez réellement travailler

Il n’est pas surprenant qu’un nombre excessif de réunions soit une perte de temps - quiconque a couru d’une réunion à l’autre peut en témoigner - et désormais des études soutiennent cette affirmation.

Quel est exactement le problème d’avoir trop de réunions ?

Selon des recherches organisées par l’Université de Caroline du Nord, les réunions sont devenues plus longues et plus fréquentes au cours des 50 dernières années. De nos jours, les cadres passent en moyenne 23 heures par semaine en réunions programmées, contre 10 heures dans les années 1960.

De plus, 71 % des cadres supérieurs de diverses industries déclarent que les réunions sont inefficaces et improductives. En termes de coût, elles ne sont pas gratuites non plus. Le même article indique que « réunir un PDG et plusieurs vice-présidents pendant quelques heures peut coûter des dizaines de milliers de dollars ».

Et pourtant, le statu quo prévaut dans de nombreuses organisations, et la Zoom fatigue est devenu une véritable préoccupation depuis le début de la pandémie de Covid-19.

L’utilisation de Kantree pour la collaboration d’équipe et le partage des connaissances vous aidera à briser le cycle de trop nombreuses réunions, à la fois en personne et en ligne.

Les entreprises continueront de perdre du temps et de l’argent, à moins que l’écosystème traditionnel ne soit remplacé par de nouvelles solutions, mieux adaptées à l’avenir numérique.

C’est le moment de donner à vos équipes - qui sont de plus en plus dispersées - les bons outils pour les aider à travailler plus efficacement et à gérer leurs projets plus facilement. Moins de temps en réunion signifie plus de temps pour un travail à plus grande valeur ajoutée. 

[Pour aller plus loin: Nouveau management: Numérique, distribué, collaboratif]

Comment réduire les réunions inutiles (avec exemples, vidéos)

Avant de planifier une autre réunion, demandez-vous si c’est *vraiment* nécessaire. Certaines choses que vous pourriez vouloir considérer :

• Quel est l’intérêt de la réunion : faire un point de situation, prendre une décision collective ?
• Cela peut-il être fait en dehors d’une réunion formelle ?
• Si non, toute l’équipe doit-elle être impliquée ?

Vous pouvez nous faire confiance, nous avons fait face à ce genre de problème. Comme nous devenions frustrés par les méthodes de travail traditionnelles et des outils obsolètes, nous avons décidé de développer notre propre plateforme. C’est ainsi que Kantree peut vous faire gagner du temps à bien des égards, et la réduction du nombre de réunions nécessaires en fait partie.

Au lieu d’opter par défaut pour une réunion, profitez des workspaces Kantree pour la génération d’idées, la prise de décision et les points de situation. Pas d’appels Zoom, pas d’e-mails.

La génération d’idées

Kantree peut remplacer avec succès les réunions comme moyen privilégié de générer des idées. Lorsque vous créez un projet dans Kantree, vous pouvez impliquer toute votre équipe dans la conversation en échangeant directement avec tous les membres via des commentaires sur les cartes ou en attribuant des tâches. De cette façon, vous réfléchissez directement dans le workspace du projet, éliminant ainsi le besoin de vous rencontrer en personne et de prendre des notes chronophages. Plus de temps pour faire un travail important !

En prime, les gens pourront prendre le temps de réfléchir et ne se sentiront pas intimidés en partageant leurs idées en public (tout le monde ne se sent pas à l’aise pour parler lors de réunions ou de proposer de bonnes idées sur le champ).

Besoin d’avis de votre équipe ? Invitez-les à partager des idées dans la section des commentaires de votre carte en taguant simplement leur nom. En prime, vous n’aurez pas à taper des notes de réunion.

A titre d’exemple, pour Kantree, nous utilisons des cartes pour « générer collectivement » des idées de contenu et des nouvelles fonctionnalités produit. Il existe même une roadmap publique, où nos utilisateurs peuvent partager des suggestions et voter sur celles-ci (plus d’informations à ce sujet dans la section prise de décision ci-dessous).

Décisions collectives

Si votre équipe doit collectivement prendre une décision ou voter sur une solution (que ce soit pour savoir où déjeuner ou bien quel flyer imprimer), cela peut également être fait directement depuis Kantree. Ajoutez simplement un champ de vote à votre fiche de projet (pouce levé, pouce vers le bas) et taguez votre équipe dans la section commentaires pour le lui faire savoir.

Regardez la vidéo ci-dessous pour voir comment utiliser Kantree à la fois pour la génération d’idées et la prise de décision.

Points de situation

Vous n’avez pas à vous rencontrer tout le temps si vous êtes déjà au courant de tout. Simple, non ?

Kantree vous permet d’afficher les données de plusieurs manières différentes, par ex. comme un tableau kanban (avec des colonnes telles que le backlog, les choses à faire, les tâches en cours, nécessitant une approbation, effectuées, etc.) ou un calendrier (idéal pour les lancements de produits, les campagnes marketing, le recrutement).

Vous pouvez également utiliser notre puissant outil de création de rapports pour identifier les goulets d’étranglement et voir qui, dans votre équipe, peut être débordé. Et dans chaque projet dont vous faites partie, vous pouvez également créer et enregistrer des vues privées avec les informations auxquelles vous devez accéder rapidement.

[Pour aller plus loin: Améliorer la collaboration inter-équipes avec kanban]

Des points de situation fréquents ne sont pas nécessaires lorsque vous tirez parti des puissants outils de reporting de Kantree et des multiples façons de visualiser les données du projet.

Lorsque vous avez absolument besoin d’avoir une réunion… planifiez-la et gérez-la avec les cartes Kantree

Parfois, des réunions en présentiel sont nécessaires (nous apprécions nos discussions d’équipe, nous n’allons pas vous mentir), mais le but est d’éliminer les réunions qui sont non seulement inutiles, mais qui en plus vous empêchent d’être au maximum de votre productivité. Notre plateforme est là pour vous aider!

Conservez les infos importantes au même endroit lorsque vous gérez des réunions avec des cartes Kantree. Vous pouvez inviter des participants, créer un ordre du jour, ajouter des fichiers ou un compte rendu et commenter - pas besoin d’e-mails.

Regardez cette vidéo pour voir un exemple d’utilisation des cartes pour la gestion des réunions :  

Astuce: La vue calendrier est fournie avec un flux iCal. Lorsque vous planifiez des réunions dans un workspace Kantree, vous pouvez les enregistrer sur votre téléphone ou votre tablette en quelques clics, éliminant ainsi le besoin d’envoyer des invitations par e-mail.

Remplacez les réunions inutiles avec Kantree ! Démarrez votre essai gratuit de 15 jours et voyez la différence. Des questions? Envoyez-nous un e-mail.