Dans quasiment toutes les entreprises, de toutes tailles, la gestion efficace des projets est un élément crucial pour leur succès. Avec la multiplication des équipes qui travaillent souvent sur plusieurs sites et la nécessité de collaboration à distance, les outils de gestion de projet sont devenus indispensables.

Que ce soit pour de la gestion complexe des projets d’innovation, pour réduire le temps de développement produit ou encore pour coordonner les équipes multi-métiers, il n’est pas toujours simple de trouver le bon outil qui s’adapte à vos besoins.

Dans cet article, nous allons examiner en détail les 5 meilleurs outils de gestion de projet disponibles en 2024. Nous les avons chacun testé individuellement avec captures écran à l’appui.

Sans plus attendre, rentrons dans le vif du sujet avec la nécessité de comprendre les bénéfices d’un logiciel de gestion de projet.

Quels sont les bénéfices à utiliser un logiciel de gestion de projet ?

Amélioration de la productivité

Vous le voyez de vous-même, le monde du travail est en constante évolution. Le fait d’utiliser un outil de gestion de projet est devenu incontournable pour optimiser la productivité. Ces logiciels permettent de planifier, de suivre et de gérer les tâches de manière centralisée, réduisant ainsi les pertes de temps liées à la recherche d’informations dispersées. En rassemblant toutes les données nécessaires au même endroit, ces outils facilitent la prise de décision et assurent une exécution plus fluide de vos projets.

Centralisation des informations

Mettre en place un outil de gestion de projet implique naturellement la centralisation des informations. Fini les échanges incessants de mails et les multiples versions de documents faisant des allers-retours (avec le fameux oubli de PJ, classique). Grâce à une plateforme centralisée, chaque membre de l’équipe peut accéder aux informations actualisées en temps réel, garantissant ainsi une meilleure coordination et évitant les erreurs dues à des données obsolètes ou mal communiquées.

Collaboration efficace

L’amélioration de la collaboration est également un aspect primordial. Les outils de gestion de projet permettent de travailler ensemble de manière plus cohérente et efficace, en offrant des espaces de travail partagés ou des notifications adéquates en temps réel. Cela encourage une communication plus transparente qui est indispensable pour mener à bien les projets les plus complexes. La continuité dans le service est également assurée (même si plusieurs collaborateurs partent en vacances, par exemple).

Transparence renforcée

La transparence est également renforcée grâce à ces outils. Chaque membre de l’équipe peut suivre l’avancement des tâches, comprendre les priorités et les responsabilités respectives et ainsi s’assurer que tout est aligné sur les mêmes objectifs. Cette visibilité permet de détecter rapidement les blocages et de réagir rapidement pour les résoudre, évitant les retards et les malentendus qui peuvent créer de la frustration.

Approche “data-driven”

Enfin, les outils de gestion de projet offrent des fonctionnalités analytiques. En collectant et en analysant les données liées à l’activité des projets, ils fournissent des indicateurs précieux pour optimiser les processus et améliorer les futures stratégies. Cette approche “data-driven” permet de prendre des décisions éclairées, basées sur des faits concrets plutôt que sur des suppositions et d’atteindre ainsi une meilleure efficacité dans la livraison des projets.

Maintenant que nous avons vu l’intérêt indéniable de l’utilisation d’un tel outil, il est important de se demander quels fonctionnalités sont nécessaires.

Quelles sont les fonctionnalités clés à avoir dans un outil de gestion de projet ?

Les fonctionnalités basiques

Le système des cartes est commun à chaque outil avec toutefois une possibilité de personnalisation différente d’un outil à l’autre

Les fonctionnalités indispensables dont on ne pourrait pas se passer sont notamment :

• la gestion des tâches et des projets
• la possibilité de créer des tableaux de bord
• des vues calendrier et gantt
• la centralisation des documents
• la sécurité et la possibilité de contrôler les accès

Les autres considérations

Au-delà des basiques vu plus-haut, certains aspects sont à prendre en compte à savoir :

• la possibilité de créer des automatisations
• le niveau de personnalisation de l’outil
• la facilité d’utilisation

Nous en venons donc à la question centrale de cet article.

Quel meilleur outil de gestion de projet en 2024 ?

Après les avoir testé de fond en comble chacun, voici un résumé des principaux traits de chacun.

Voyons plus en détail chacun des acteurs et leurs spécificités respectives.

1. Kantree

L’interface épurée de la page d’accueil d’une organisation dans Kantree

Kantree est une plateforme complète de gestion de projet, qui permet de collaborer facilement sur des missions et d’améliorer la productivité et visibilité des travaux d’équipes.
Elle offre la possibilité de partager des tâches, de gérer l’évolution des projets en temps réel ou encore d’exécuter des processus personnalisés.
La création de Kantree date de 2016 et est née du constat de la multiplicité, de la rigidité et de la complexité du marché des plateformes collaboratives.
Kantree est un produit géré par Digicoop, une coopérative de salariés française.

Les cartes complètement modulables

Kantree est le seul outil à porposer une telle personnalisation des cartes

L’une des principales choses qui saute aux yeux en essayant Kantree est cette possibilité de pouvoir moduler les cartes tel que l’on souhaite. Les champs disponibles sont nombreux et ils se placent différemment sur la carte tant sur le fond que sur la forme. On peut simplement créer un mini-document structuré comme on le souhaite avec la possibilité en 1 clic de pouvoir enregistrer la structure sous forme de “type de carte”. Les cartes modulables constituent le point central de Kantree.

Le langage KQL pour aller plus loin

Parmi les fonctionnalités clés, l’on ressent rapidement la nécessité de vouloir afficher l’information comme on le souhaite en fonction de conditions spécifiques. C’est justement pour ce point que Kantree fait fort en ayant la possibilité d’utiliser en complément des filtres traditionnels, un langage qui lui est propre le KQL.

Gestion des tâches avec mywork

Kantree dispose d’un espace dédié de centralisation de toute l’activité qui se passe dans Kantree, tel un flux social comme on pourrait le voir sur les réseaux sociaux. Ainsi, toutes les activités (assignations, déplacement, changement,…) se retrouve dans ce flux “mywork”. Il permet de pouvoir travailler directement sur ce flux puisque l’ouverture de carte y est directement accessible.

Différentes vues personnalisables

Ce qui est appréciable en utilisant Kantree est la possibilité de changer de vues facilement à partir des données disponibles. La version gratuite permet de tester toutes les vues sans restrictions. Passer d’un tableau Kanban à une timeline se fait en 2 clics seulement et permet de voir la données d’un autre angle.

Kantree permet de commencer facilement à travers plus de 30 modèles prêt à l’emploi. Le Kanban est le plus courant et directement accessible en cliquant sur la photo ci-dessous.

Principales caractéristiques

• Personnalisation avancée : Kantree permet une personnalisation poussée des cartes, des champs et des vues, offrant une flexibilité inégalée pour s’adapter à divers types de projets.
• Vues multiples : Les utilisateurs peuvent basculer entre différentes vues (Kanban, calendrier, tableau, chronologie) pour visualiser leurs données selon leurs besoins.
• Automatisation : Des actions automatisées peuvent être configurées pour rationaliser les flux de travail.
• Intégrations : Kantree s’intègre avec de nombreux outils tiers comme Slack, Google Drive et GitHub.
• Rapports et analyses : Des outils de reporting avancés permettent de générer des insights précieux sur l’avancement des projets.

Comparé à d’autres outils de gestion de projet comme Jira et Clickup, Kantree est plus efficace et offre un meilleur rapport qualité-prix. Il possède des tonnes de fonctionnalités avec une meilleure UX par rapport aux autres. Suivre le projet et gérer mon équipe de la même manière était la fonctionnalité que j’utilise le plus et je suis heureux de l’utiliser. Shailja M. - avis sur G2

Les potentielles limitations

• Courbe d’apprentissage potentiellement plus longue en raison de la richesse des fonctionnalités
• Pas de version gratuite (mais offre un essai gratuit)

Plan tarifaire Kantree :

• Gratuit pour tester pendant 15 jours
• Équipe : 8€ par utilisateur/mois
• Business : 15€ par utilisateur/mois

2. Trello

Le tableau Kanban de Trello

Trello est une application de gestion de projet qui permet d’organiser ses projets sous forme de tableaux inspirés de la méthode agile Kanban.\ Elle a été construite dans le but de proposer une interface qui remplace les post-it ou encore ce qu’on appelle les « whiteboards ».\ Trello a été créé en 2011, à la base pour résoudre des problèmes de planification au sein d’une entreprise de logiciel. Elle fait désormais partie, depuis 2017, du géant australien Atlassian, côté en bourse.

Principales caractéristiques :

• Interface Kanban intuitive : Des tableaux et des cartes faciles à utiliser pour organiser les tâches.
• Listes de contrôle : Possibilité d’ajouter des listes de contrôle détaillées aux cartes.
• Intégrations : De nombreuses intégrations disponibles via les “Power-Ups”.
• Collaboration en temps réel : Les mises à jour sont instantanées pour tous les membres de l’équipe.

Les potentielles limitations :

• Projets complexes : Trello peut se révéler limité pour des projets complexes ou des équipes ayant des besoins de personnalisation avancés.
• Vues limitées : Trello propose principalement une vue Kanban, ce qui peut être restrictif pour certains types de projets.
• Manque de fonctionnalités avancées : Absence de fonctionnalités comme le suivi du temps ou la gestion des dépendances entre tâches.
• Visibilité réduite : Pour les projets avec de nombreuses tâches, il peut devenir difficile d’avoir une vue d’ensemble claire.

Plan tarifaire Trello :

• Gratuit pour découvrir
• Standard : 5€ par utilisateur/mois
• Premium : 10€ par utilisateur/mois

3. Jira

Le tableau Kanban de jira

JIRA a été créé en 2002 par le géant australien Atlassian, côté en bourse.
Sa création provient du fait que les développeurs d’Atlassian avait besoin d’un outil de suivi des bugs en interne.
Par la suite, JIRA s’est naturellement répandu dans le domaine des développeurs et plus spécifiquement dans les domaines relatifs à la gestion des tickets.

Principales caractéristiques :

• Méthodologies agiles : Support intégré pour Scrum et Kanban.
• Suivi des tickets : Système avancé pour le suivi des problèmes et des tâches.
• Rapports détaillés : Outils de reporting puissants pour suivre la progression des projets.
• Intégrations : Large écosystème d’intégrations, particulièrement avec d’autres outils Atlassian.

Les potentielles limitations :

• Complexité : Jira peut avoir une courbe d’apprentissage pentue, surtout pour les utilisateurs non techniques.
• Coût : Les frais de licence et les coûts additionnels pour les plugins peuvent être élevés, surtout pour les petites organisations.
• Risque de sur-personnalisation : La flexibilité de Jira peut conduire à des configurations trop complexes si mal gérées.
• Ressources nécessaires : Jira peut être gourmand en ressources, ce qui peut affecter les performances sur des systèmes moins puissants.

Plan tarifaire Jira :

• Gratuit pour découvrir
• Standard : À partir de 7,50$ par utilisateur/mois
• Premium : À partir de 14,50$ par utilisateur/mois

4. Asana

Le tableau Kanban d’Asana

Les fondateurs d’Asana, Dustin Moskovitz et Justin Rosenstein, se sont rencontrés au sein de Facebook.
L’outil a été créé en 2011 avec l’objectif d’apporter une meilleure visibilité sur les tâches à accomplir et leurs échéances.
Il est organisé en espaces de travail qui contiennent des projets, ces derniers contenant des tâches.
Aujourd’hui, le groupe américain est côté au NYSE (New York Stock Exchange) et a généré près de 547 millions de $ de chiffres d’affaires en 2023.

Principales caractéristiques :

• Vues multiples : Possibilité de basculer entre les vues liste, tableau et calendrier.
• Gestion des tâches : Outils puissants pour la création, l’attribution et le suivi des tâches.
• Collaboration : Fonctionnalités de communication intégrées pour faciliter la collaboration.
• Automatisations : Possibilité de créer des règles pour automatiser les workflows.

Les potentielles limitations :

• Courbe d’apprentissage : Asana peut être intimidant pour les nouveaux utilisateurs en raison de ses nombreuses fonctionnalités.
• Attribution des tâches limitée : Asana ne permet d’assigner qu’une seule personne par tâche, ce qui peut être restrictif pour certains projets.
• Complexité potentielle : Les projets simples peuvent devenir inutilement complexes avec toutes les options disponibles.
• Absence de suivi du temps : Asana ne dispose pas de fonction de suivi du temps intégrée, nécessitant l’utilisation d’intégrations tierces.

Plan tarifaire d’Asana :

• Basic : Gratuit pour découvrir
• Premium : 10,99$ par utilisateur/mois
• Business : 24,99$ par utilisateur/mois

5. Monday

Le tableau Kanban de Monday

Monday est un logiciel qui a été développé en 2012 à Tel-Aviv en Israël.
Premièrement comme un projet de la société Wix, le focus de la société était la centralisation des communications autour des tableaux.
Monday.com a désormais évoluer en tant qu’outil complet destiné à la gestion des tâches et plus globalement, du suivi des projets.
Aujourd’hui, Monday.com est côté au Nasdaq depuis le 10 juin 2021 après avoir levé 574 millions de dollars.

Principales caractéristiques :

• Interface visuelle : Tableaux colorés et intuitifs pour organiser les tâches et les projets.
• Personnalisation : Possibilité de créer des tableaux de bord personnalisés.
• Automatisations : Outils puissants pour automatiser les workflows répétitifs.
• Collaboration : Fonctionnalités avancées pour faciliter la communication et le partage de fichiers.

Les potentielles limitations :

• Options d’intégration et d’automatisation écrasantes : Le grand nombre d’options peut être déroutant pour les nouveaux utilisateurs.
• Visibilité limitée des notes : Il n’est pas possible de voir toutes les notes associées à une tâche sans ouvrir chaque tâche individuellement.
• Interface chargée : L’interface peut parfois sembler encombrée, ce qui peut affecter la navigation et l’efficacité.

Plan tarifaire Monday :

• Individuel : Gratuit pour découvrir
• Basic : À partir de 8$ par utilisateur/mois
• Standard : À partir de 10$ par utilisateur/mois
• Pro : À partir de 16$ par utilisateur/mois

A travers ces explications, nous voyons que chacun a ses spécificités. Nous aimerions finir cet article par vous donner les clefs pour comment choisir le meilleur outil pour vous.

Comment donc bien choisir son outil de gestion de projet ?

Peut-être qu’après la lecture de cet article, vous vous demandez comment choisir celui qui vous correspondra le mieux.
Pour vous aiguiller, nous avons compiler 5 étapes :

Etape 1 : Évaluez les besoins spécifiques de votre équipe et de votre projet
Demandez-vous quelles fonctionnalités essentielles sont nécessaires pour votre projet, de la complexité de ces derniers ainsi que la taille de votre équipe.

Etape 2 : Analysez les fonctionnalités clés
Assurez-vous que les fonctionnalités clés répondent à vos besoins : calendrier, diagramme de Gantt, travail collaboratif et reporting.

Etape 3 : Évaluez l’ergonomie et la facilité
Vérifiez le niveau de configuration possible au regard de la facilité d’utilisation.

Etape 4 : Considérez l’intégration et la compatibilité
Ayez un oeil sur les possibilités d’interface avec vos outils existants.

Etape 5 : Testez et comparez plusieurs options
Testez, testez, testez…Rien ne vaut une mise à l’épreuve des outils.