Guide complet [octobre 24]

Vous êtes sur cet article car vous êtes probablement en train de réfléchir à un nouvel outil d’organisation. Vavez sûrement fait la recherche du “meilleur outil de gestion de projet” et vous avez observez que Monday.com est souvent cité. Il s’agit en effet d’une solution populaire et souvent utilisé pour commencer. Cependant, les solutions populaires comme Monday arrivent souvent à leurs limites lorsqu’il s’agit de projets nécessitant un peu plus de complexité ou alors au fur et à mesure que l’équipe prend de l’ampleur. C’est dans ce cadre que nous montrons dans cet article en quoi des alternatives sont mieux adaptées pour vous telles que Kantree. Nous analysons en profondeur les fonctionnalités de ces deux logiciels de gestion de projet pour vous aider à faire le choix le plus adapté à votre équipe.

Pour un accès rapide aux catégories essentielles pour tout logiciel de gestion de projet agile, cliquez sur les catégories testées :

1. Aperçu de Kantree
2. Aperçu de Monday.com
3. La gestion des cartes et des champs
4. Les filtres
5. Les tableaux Kanban et workflow
6. La centralisation du flux de travail
7. Les vues et rapports
8. Les sous-cartes et la hiérarchie
9. Les formulaires
10. Les différences d’UX/UI
11. Quel outil de projet finalement choisir ?

Kantree : L’alternative flexible pour tous types de projets

Son histoire

Kantree est un logiciel de gestion de projet, qui permet de collaborer facilement sur des missions et d’améliorer la productivité et visibilité des travaux d’équipes. Il offre la possibilité de partager des tâches, de gérer l’évolution des projets en temps réel ou encore d’exécuter des processus personnalisés. La création de Kantree date de 2016 et est née du constat de la multiplicité et complexité du marché des plateformes collaboratives. Kantree est un produit géré par Digicoop, une coopérative de salariés française.

Avantages de Kantree :

• Structure de cartes entièrement modulable
• Personnalisation avancée des processus et workflows
• Filtres puissants avec langage KQL
• Adaptation précise aux besoins complexes des organisations

Monday.com : Le choix établi pour les projets simples

Son histoire

Monday est un logiciel qui a été développé en 2012 à Tel-Aviv en Israël. Premièrement comme un projet de la société Wix, le focus de la société était la centralisation des communications autour des tableaux. Monday.com a désormais évoluer en tant qu’outil complet destiné à la gestion des tâches et plus globalement, du suivi des projets. Aujourd’hui, Monday.com est côté au Nasdaq depuis le 10 juin 2021 après avoir levé 574 millions de dollars.

Avantages de Monday :

• Interface utilisateur animée
• Facilité d’utilisation pour la gestion de projet standard
• Pertinent pour les équipes privilégiant l’aspect visuel

Comparaison fonctionnelle : Monday vs Kantree

Gestion des cartes et des champs

Monday propose une structure prédéfinie avec des champs limités, tandis que Kantree offre une personnalisation totale des cartes et des champs.

Les cartes dans Monday

En cliquant sur un élément du tableau, l’on ouvre son détail. Pour ajouter un champ, cela se fait uniquement selon la galerie prédéfinie dans l’application. Quand on rajoute un élément, ce dernier se rajoute au niveau des onglets. Il convient donc de naviguer à travers différents onglets pour retrouver l’information recherchée.

La création de champs est limité

Les cartes dans Kantree

En cliquant sur un élément pour ouvrir son détail, on voit tout de suite que l’on ouvre une carte qui se représente par un mini document structuré. Les champs sont ajoutés au besoin et agencés à volonté tant sur le fond que sur la forme. Les cartes sont modulables et l’information y est centralisée de façon 360° sur ces cartes.

Plus de 27 champs disponibles en cliquant partout sur la carte

Filtres

Monday se distingue par des filtres simples, alors que Kantree dispose de filtres avancés utilisant le langage KQL.

Les filtres dans Monday

Les filtres sont présentés sous forme de cases à cocher par défaut. Il y a la possibilité d’opter pour les filtres avancés qui correspondent seulement à l’ajout de condition “et” et “ou” dans l’éditeur de filtre.

L’éditeur de filtre dans Monday

Les filtres dans Kantree

Le filtre par défaut dans Kantree correspond au filtre avancé de Monday. Les filtres avancés dans Kantree sont plus précis et plus puissants en laissant la possibilité d’écrire librement les conditions voulues grâce à l’utilisation du langage KQL. Ces filtres sont par ailleurs présents à tous les niveaux, que ce soit sur les vues, les rapports, les automatisfations,…Le KQL peut être utilisé partout pour une customisation poussée des filtres.

En plus du filtre classique comme Monday, le KQL permet d’aller plus loin dans la finesse des informations

Tableaux Kanban et workflow

Kantree permet des tableaux Kanban complexes et des workflows avancés, contrairement à Monday qui offre des options plus limitées.

Le tableau Kanban dans Monday

Lors de la création d’un tableau Kanban, la vue disponible à l’écran se limite à 3 tâches visibles lorsque l’on rajoute une image dans une carte par exemple. Elle est de 4 cartes si l’on retire le visuel, sur un total de 6 cartes dans une colonne dans notre exemple sur un maximum de 4 colonnes. Le maximum de cartes qui s’affiche est donc de 4*4, 16 cartes.

L’écran se retrouve vite encombré avec peu de cartes visibles

Le tableau Kanban dans Kantree

Kantree permet d’ajuster la densité des cartes. Ainsi, en prenant le même exemple que pour Monday, Kantree permet d’afficher 7 cartes à l’écran avec un visuel. Pour un Kanban sans image, Kantree dispose au minimum 8 cartes par colonne. La vue Kanban permet d’afficher jusqu’à 6 colonnes rendant la vue possible de 6x8 donc 48 cartes soit 3x plus que Monday.

L’ajout de photo pour un management visuel est possible également

Centralisation du travail

Kantree propose une vue plus complète et personnalisable du flux de travail par rapport à Monday.

La centralisation du travail sur Monday

Monday ne fait remonter que les assignations dans son espace “mon travail”. Ainsi, même si une création de tâche ou une action est faite sur une carte nous concernant, il n’y a pas de traçabilité. En faisant le test d’une assignation à soi-même, elle ne remonte pas non plus.

La vue “mon travail” de Monday

La centralisation du travail sur Kantree

Kantree affiche un flux de travail (tel un flux social) car l’outil permet de retrouver les mises à jour des cartes que l’utilisateur suit et sont centralisées dans l’espace “my work”. Certaines actions peuvent être paramétrées selon l’objectif de l’utilisateur à savoir la possibilité de marquer comme “lu” à partir du moment où la personne a répondu à un commentaire.

Le flux d’activité est représenté à gauche tandis que la personnalisation de celui-ci est à droite

Vues et rapports

Monday offre des vues standard, tandis que Kantree permet de créer des vues personnalisées illimitées avec des filtres avancés.

Les vues sur Monday

Monday a été créé et a été connu pour sa vue tableau. Celle-ci est aboutie et complète car l’on sent que cela é été l’axe différenciant du début. Concernant les autres vues, elles permettent des actions limitées comme vu précédemment avec le tableau Kanban.

Les vues disponibles dans Monday

Les vues sur Kantree

Toutes les vues de Monday sont disponibles dans Kantree. Ce dernier dispose en plus, une vue liste telle une to-do-list mais encore un résumé des logs ainsi que du journal d’activité.

Les vues disponibles dans Kantree

Sous-cartes et hiérarchie

Kantree excelle dans la personnalisation des sous-cartes, offrant une meilleure gestion de la hiérarchie des tâches.

Les sous-cartes dans Monday

En créant des sous-cartes, celles-ci se retrouvent avec un lien de dépendance visuel à la carte parent. Les informations qu’on y retrouvent sont celles de la carte parent sans possibilité de retirer ou ajouter des champs. Une sous-carte est l’état maximal de granularité possible.

La configuration des sous-tâches est limitée

Les sous-cartes dans Kantree

Les sous-cartes dans Kantree sont elles-mêmes modulables de la même façopn qu’une carte parent. Ainsi, on peut affecter un type de carte spécifique à la carte enfant afin de présenter des informations différentes tout en gardant ce lien de filiation. Une sous-carte peut elle-même contenir plusieurs sous-cartes.

Une sous-tâhce est une carte à part entière, entièrement configurable

Formulaires

Les deux outils offrent des fonctionnalités de formulaires, mais Kantree propose plus d’options de personnalisation.

Les formulaires dans Monday

Le formulaire Monday permet d’ajouter les champs des cartes disponibles. Lors du partage d’un formulaire publique, il convient de se diriger vers l’administrateur de l’organisation pour pouvoir avoir les autorisations nécessaires.

L’éditeur de formulaire de Monday

Les formulaires dans Kantree

Kantree dispose également d’un éditeur de formulaire qui permet de créer un formulaire prêt à être partagé en quelques clics. La différence fondamentale ici réside dans la possibilité de suivi post-création, en appliquant un suivi en temps réel pour l’utilisateur qui soumet un formulaire et la possibilité de pouvoir envoyer un message sur ce formulaire après l’avoir soumis.

La possibilité d’ajouter un tracking une fois le formulaire soumis

UX/UI

L’UX/UI dans Monday

Monday a fait le choix d’un visuel épuré avec une UI plus dynamique et des animations mais un UX plus difficile à appréhender. Il s’agit du cas notamment du tableau Kanban avec une faible densité de carte qui limite le nombre de cartes affichées.

Il convient bien pour les projets standards avec peu de cartes

L’UX/UI dans Kantree

Kantree a fait le choix d’une UI plus statique afin de concentrer l’utilisateur sur les actions importantes à mener dans son travail. La densité “compacte” permet d’afficher plus de cartes, un prérequis nécessaire pour les projets complexes. Par ailleurs, son UX est plus facile à appréhender.

La disposition permet plus de visibilité des cartes pour des reporting possibles sur la vue directement

Finalement, quel outil de gestion de projet choisir ?

Le choix entre Monday et Kantree dépendra largement de vos besoins spécifiques :

• Kantree convient mieux aux équipes multidisciplinaires nécessitant une solution de gestion de projet flexible et adaptable à divers types de projets, qui sera utilisé par plusieurs équipes de plusieurs départements.
• Monday.com convient mieux aux équipes recherchant une solution accessible et intuitive pour la gestion de projet standard.

Monday est optimal pour une solution accessible, tandis que Kantree s’adresse à ceux qui requièrent une personnalisation plus avancée pour des projets soient plus complexes soient qui seront amenés à prendre de l’ampleur.

En fin de compte, le meilleur logiciel de gestion de projet sera celui qui pourra le mieux supporter vos workflows existants tout en offrant la flexibilité nécessaire pour évoluer avec votre équipe.

Cheatsheet : comment bien choisir son outil de gestion de projet ?