Qu'est-ce qu'un tableau de Kanban et comment l'utiliser ?

Les éléments dans un tableau de Kanban

Un tableau de Kanban est composé de plusieurs éléments essentiels qui, ensemble, créent un système visuel puissant pour gérer le flux de travail. Comprendre ces composantes est crucial pour tirer pleinement parti de cette méthode.

Les cartes Kanban représentent le cœur du système. Chaque carte symbolise une tâche individuelle ou un élément de travail qui doit être accompli. Sur ces cartes, on retrouve généralement des informations clés comme le titre de la tâche, le responsable, la date d’échéance, et parfois une brève description. Ces détails permettent à toute l’équipe de comprendre rapidement l’état des tâches en un coup d’œil, favorisant ainsi la transparence et la responsabilisation.

Les cartes Kanban sont particulièrement efficaces car elles:

• Visualisent immédiatement les informations importantes d’une tâche
• Facilitent la transmission des livrables de manière fluide
• Améliorent l’efficacité en permettant de suivre le délai d’exécution
• Encouragent la communication et le partage d’informations au sein de l’équipe

Les colonnes constituent le deuxième élément fondamental du tableau. Elles représentent les différentes étapes du flux de travail par lesquelles chaque carte doit passer. Dans sa forme la plus simple, un tableau Kanban comporte trois colonnes: “À faire”, “En cours” et “Terminé”. Néanmoins, selon la complexité du projet, ces colonnes peuvent être adaptées ou subdivisées pour refléter précisément votre processus.

Par ailleurs, David Anderson, figure importante dans le développement de la méthode Kanban, a identifié cinq composantes essentielles des tableaux Kanban: les signaux visuels, les colonnes, les limites de travail en cours, le point d’engagement et le point de livraison.

Les limites de travail en cours (WIP) représentent un élément crucial souvent négligé. Ces limites définissent le nombre maximum de cartes pouvant se trouver simultanément dans une même colonne. Par exemple, une colonne avec une limite WIP de trois ne peut pas contenir plus de trois cartes. Cette contrainte aide à identifier les goulots d’étranglement et à optimiser le flux de travail. Quand une colonne atteint sa limite, l’équipe doit terminer ces tâches avant d’en introduire de nouvelles à cette étape.

Les swimlanes (ou couloirs) sont des divisions horizontales du tableau qui permettent de catégoriser davantage les tâches. Ils peuvent séparer visuellement les types de travail sur un même tableau ou regrouper les activités similaires. Cette organisation est particulièrement utile pour les projets impliquant plusieurs équipes ou départements, car chacun peut instantanément identifier les tâches relevant de son flux de travail.

Le point d’engagement correspond au moment où une idée est reprise par l’équipe et où le travail sur le projet démarre. C’est généralement lié au backlog du tableau, où sont proposées les idées pour les projets futurs.

Le point de livraison marque la fin du workflow Kanban. Il représente le moment où le produit ou service est livré au client. L’objectif est de faire passer les cartes du point d’engagement au point de livraison le plus rapidement possible, en minimisant le délai d’exécution.

Enfin, certains tableaux Kanban incluent également des colonnes tampon ou de file d’attente pour contenir les tâches qui attendent de passer à l’étape suivante, ainsi que des indicateurs de blocage qui mettent en évidence les problèmes empêchant la progression d’une tâche.

La force du tableau Kanban réside dans sa capacité à visualiser clairement l’état des projets, à identifier les goulots d’étranglement et à suivre les progrès en temps réel, permettant ainsi aux équipes de travailler plus efficacement ensemble.

Exemples de tableaux de Kanban

Les tableaux Kanban se déclinent sous différentes formes en fonction des besoins spécifiques des équipes et des secteurs d’activité. Découvrons ensemble comment cette méthode visuelle s’adapte à divers contextes professionnels.

Exemple pour le développement logiciel

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Dans une équipe de développement, le tableau Kanban comprend généralement plus de colonnes pour refléter un processus plus complexe :

• Backlog : fonctionnalités à implémenter
• À faire : taches prêtes à être développées
• En cours : développement actif
• En test : phase de validation
• Déployé : fonctionnalités mises en production

Cette structure est particulièrement adaptée aux équipes Agiles et DevOps qui nécessitent un suivi précis du flux de travail.

Exemple pour les équipes marketing

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Les équipes marketing utilisent des tableaux Kanban pour la gestion de leurs campagnes et planifier leur contenu. Une structure typique inclurait des colonnes comme “Idées”, “Planifié”, “En création”, “En révision” et “Publié”. Les outils numériques permettent également d’intégrer le suivi des performances en temps réel et d’automatiser certaines taches récurrentes.

Exemple pour les ressources humaines

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Dans le domaine des RH, notamment pour le recrutement, un tableau Kanban efficace pourrait comporter les colonnes : “Candidatures reçues”, “En cours d’évaluation”, “Entretien programmé”, “En attente de décision”, “Offre envoyée” et “Poste pourvu”. Cette visualisation permet de suivre facilement l’avancement du processus pour chaque candidat.

En résumé, la flexibilité du tableau Kanban permet à chaque équipe d’adapter cet outil à ses besoins spécifiques, ce qui explique sa popularité croissante dans des secteurs très divers.

Nos astuces pour mettre en place Kanban

Utilisez ces trois conseils simples pour mettre en place un tableau kanban efficace qui sera apprécié et utilisé par tous les membres de votre entreprise.

1. Commencez simple et adaptez votre tableau kanban au fur et à mesure

Un modèle de tableau kanban simple dans Kantree avec les étapes du projet

Si vous ne savez pas par où commencer, utilisez les trois colonnes de base représentant les étapes du projet, c.a.d. À faire, En cours, Terminé. Cela vous aidera à avoir une idée du flux de travail.

Remarquez le sens unidirectionnel de gauche à droite, la règle de base de la visualisation du flux de travail. Tout comme une rivière coule dans une direction, aborder le travail de la même manière vous aidera à identifier rapidement tout problème dans votre débit.

Après cela, notez vos tâches sur des cartes et placez-les dans les bonnes colonnes.

Assurez-vous qu’une carte représente une partie indépendante du travail à accomplir. Vous voulez éviter les dépendances entre vos cartes, sinon vous masquerez la complexité de votre tableau kanban et vous pourriez louper l’identification de problèmes potentiels dans votre processus.

Bien sûr, vous pouvez (et devez !) personnaliser le flux pour l’adapter à votre façon de travailler. Mettez-le à jour à tout moment, mais assurez-vous que toute votre équipe comprenne les changements (voir #2).

Les types de colonne que vous utilisez dépendront de plusieurs facteurs, tels que votre workflow actuel, le type de travail et la structure de votre équipe. Il est préférable de rester simple, mais avec Kantree, vous avez plus de contrôle et pouvez couvrir plus de scénarios avec des colonnes supplémentaires (une colonne scrum spécifique par exemple).

Exemple de tableau kanban personnalisé pour une équipe logicielle [source]

Pressé ? Notre bibliothèque de modèles en pleine croissance contient des tableaux Kantree prêts à l’emploi (des workflows kanban préconfigurés et d’autres vues de projet, comme une feuille de calcul ou une chronologie). Ils sont conçus pour vous permettre de démarrer rapidement un nouveau projet, qu’il s’agisse de ventes, de marketing, de ressources humaines ou de gestion de produits. Tout comme les tableaux mis en place à partir de zéro, ils sont entièrement personnalisables.

Mais vous n’en avez pas encore fini avec la méthode kanban ! Si vous vous arrêtez maintenant, vous aurez des difficultés à ce que toute votre équipe l’utilise efficacement. Ce qui nous amène au point suivant.

2. Configurer des politiques de kanban intelligentes

Une règle importante de la méthode Kanban est de mettre en place des politiques d’utilisation de votre tableau. L’autre partie de la règle est de s’assurer qu’elle est claire pour tous les membres de votre équipe.

Bien que souvent oubliée, cette règle est la clé pour tirer le meilleur parti de votre tableau.

Vos politiques doivent aborder les points suivants :

• Quelles conditions une « carte / post-it » doit-elle remplir pour entrer dans une colonne;
• Quelles conditions la carte doit-elle remplir pour quitter une colonne;
• Comment et pourquoi vous définissez une limite au nombre de cartes dans une colonne particulière;
• D’autres règles, telles que qui peut déplacer les cartes entre les colonnes et quand vous devez retirer une carte du tableau.

Vous n’êtes pas obligé d’expliquer chaque petit détail, mais vous devez être suffisamment clair pour que toute l’équipe comprenne comment utiliser le tableau kanban.

L’une des politiques kanban les plus importantes est la définition de Terminé. Si tout le monde s’accorde sur ce qu’est une tâche terminée, vous éviterez beaucoup de problèmes, par ex. travail inachevé qui entre en production, responsabilités peu claires, tensions au sein de l’équipe.

Nous vous recommandons également de limiter le nombre de cartes dans votre colonne En cours. Cela s’appelle une limite TEC (Tâches En Cours) / WIP (Work in Progress).

Fondamentalement, vous ne voulez pas avoir plus de cartes dans votre colonne En cours que le nombre de personnes utilisant votre tableau kanban. L’objectif est de se concentrer sur le travail en cours afin d’éviter de laisser des tâches dans un état inachevé et d’empêcher le multitâche. Si elle est bien faite, la limite TEC/WIP renforcera votre flux de travail et améliorera la productivité.

3. N’oubliez pas les boucles de rétroaction

Un tableau kanban ne doit pas être configuré une seule fois et laissé comme ça pour toujours. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vos processus évolueront également. Bientôt, vous remarquerez une marge d’amélioration dans votre flux de travail et vous voudrez le modifier.

C’est pourquoi il est recommandé de prendre du recul régulièrement, d’examiner votre tableau kanban et vos processus de travail, et d’apporter des modifications à votre organisation en conséquence. Cela peut être aussi simple qu’une nouvelle colonne ou une nouvelle façon de mettre en évidence les différents types de travail dans votre tableau (par exemple, en utilisant des cartes de couleur personnalisées). Ou vous devrez peut-être mettre à jour votre politique kanban.

Ces boucles de rétroaction sont souvent négligées dans la méthodologie Kanban, mais elles aident à garder votre flux de travail efficace à long terme.

Aller plus loin: exemple d’un tableau kanban avec des projets regroupés par membres

Ce qu’il faut retenir

Avec ces conseils, vous pouvez facilement mettre en place un tableau kanban efficace et en tirer le meilleur parti avec votre équipe. N’oubliez pas de:

• Commencer avec un tableau de base (ou utilisez l’un de nos modèles) et voyez comment cela se passe;
• Vous assurer que tout le monde comprenne comment l’utiliser en définissant des politiques claires sur les colonnes;
• Essayer une limite WIP (Work In Progress), cela aidera à améliorer la productivité;
• Utiliser un logiciel tableau de Kanban à partir du moment où l’équipe est plus de 3 personnes pour une interface adaptée à la collaboration
• Analyser régulièrement vos pratiques et mettez à jour les tableaux en conséquence (il est bon de mettre en place un événement récurrent dans votre calendrier).