Améliorer la collaboration inter-équipes avec kanban

Notre entreprise est une coopérative depuis le début. Cette structure permet à chaque membre de l’équipe de se sentir impliqué dans Digicoop et d’avoir un impact significatif sur son avenir. De plus, les valeurs coopératives exigent un environnement de travail transparent et positif qui donne la priorité aux personnes et encourage la collaboration entre les équipes pour atteindre des objectifs communs.

Prioriser le partage des connaissances au sein des équipes ne se limite pas aux coopératives ou aux entreprises technologiques. Toute équipe, quel que soit son secteur d’activité, peut bénéficier d’une communication ouverte.

Une ancienne façon de faire un tableau Kanban avec toutes les limites que cela comporte

Mobiliser l’intelligence collective commence avec la création d’un écosystème dans lequel les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour partager des idées et des expériences, discuter de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas, et demander des commentaires qui les aideront à bien faire leur travail.

Une autre condition préalable à un partage efficace des connaissances est d’avoir la bonne infrastructure en place, en particulier à un moment où les équipes hybrides et le travail flexible sont en hausse.

Dans cet article, nous examinons pourquoi la collaboration entre équipes est cruciale pour les entreprises modernes et comment l’utilisation de tableaux kanban dans Kantree peut aider à l’améliorer.

La collaboration entre les équipes est facilitée avec l’utilisation de bons outils, tels qu’un tableau kanban numérique qui est partagé avec tous les membres du projet.

Pourquoi la collaboration entre équipes est-elle importante ?

Dans le sillage de la pandémie et en passant au télétravail, de nombreuses entreprises ont dû réexaminer leur mode de fonctionnement et réimaginer comment maintenir leurs équipes distribuées sur la même longueur d’onde.

Même si notre entreprise est d’abord en télétravail, ne pas pouvoir se réunir en personne chaque fois que nous voulions réfléchir nous a conduit à créer un nouveau système d’appels vidéo à la demande, pour toute l’entreprise ou pour des équipes travaillant ensemble sur un projet.

D’après notre expérience, la collaboration entre équipes conduit à :

• Un échange d’idées plus fréquent, entraînant une innovation dans toute l’entreprise, des processus internes plus efficaces, de nouveaux produits et services pour les clients ;
• Une productivité accrue, avec résolution de problèmes et réduction des goulets d’étranglement dans le flux de travail ;
• Des équipes plus heureuses, plus connectées et engagées qui aiment travailler ensemble ;
• La capacité d’attirer et de conserver les meilleurs talents, ce qui à son tour aide à conserver les connaissances organisationnelles lorsque les employés restent en poste ;
• Une croissance durable et un succès à long terme de l’ensemble de l’entreprise.

Quels sont les avantages du kanban pour le travail d’équipe ?

L’un des principaux avantages du processus Kanban est qu’il encourage la transparence et l’amélioration continue. En utilisant un tableau visuel partagé, les membres de l’équipe peuvent :

• Visualiser le flux de travail. Tout le monde peut rapidement avoir une bonne idée de ce qui doit être fait grâce à la conception conviviale des tableaux Kanban. Dans Kantree, les colonnes codées par couleur représentent chaque étape du processus (telles que « À faire », « En cours » et « Terminé »), tandis que les cartes sont des tâches qui doivent être effectuées à chaque étape.
• Garder le cap. Kanban vous permet de visualiser toutes les activités et de repérer les problèmes dès le début du processus pour les résoudre rapidement (par exemple, des données incomplètes ou trop de tâches attribuées à une équipe, ce qui peut retarder le passage à l’étape suivante du cycle).
• Se sentir responsabilisé. Étant donné que tous les membres du projet ont accès au tableau Kanban, ils partagent tous la responsabilité de faire avancer le projet. Cela crée une responsabilisation au sein des équipes et encourage une collaboration efficace. 

À faire, en cours, terminé : l’utilisation de tableaux kanban crée une responsabilité partagée pour les membres de l’équipe, leur permettant de collaborer étroitement pour faire avancer le projet.

Utiliser Kanban pour partager les connaissances des équipes (exemple concret)

Dans notre entreprise, comme dans beaucoup d’autres aujourd’hui, le contenu est au cœur des efforts de communication marketing. C’est une façon pour nous de partager des conseils produit avec les utilisateurs Kantree existants pour améliorer leur expérience immédiate (et augmenter la rétention des clients à long terme). Cela nous permet également de communiquer nos arguments de vente aux clients potentiels.

Cependant, pour que le contenu marketing soit efficace, il nécessite un partage des connaissances au sein des équipes. Le responsable du contenu et de la communication a besoin de la contribution des autres membres de l’équipe pour planifier et créer un contenu aligné sur nos objectifs stratégiques.

Étant bien placés pour savoir que les tableaux Kanban peuvent être utilisés comme outils d’intelligence collective, nous avons créé un calendrier éditorial et invité tout le monde à l’espace de travail.

Nous utilisons notre tableau kanban éditorial pour :

• Obtenir des suggestions de chacun, qui sont ensuite stockées sous forme de cartes distinctes dans la colonne Idées de contenu. De cette façon, notre responsable du contenu peut tout planifier plus efficacement, produire un contenu ciblé et ne pas perdre de temps à chercher des informations auprès de ses coéquipiers. Dans nos réunions mensuelles :

  • Les développeurs informent des versions de produits à venir qui nécessitent un package promotionnel complet et donc plus de temps de préparation ;
  • Le support client relaie les questions courantes des utilisateurs auxquelles il est préférable de répondre sous la forme d’un article de blog ou d’un guide d’aide ;
  • Les ventes peuvent avoir des besoins de contenu ponctuels (par exemple, promouvoir une démo produit).
    
    
• Avoir un aperçu rapide du contenu prévu pour le mois prochain et visualiser le flux de travail actuel (nous avons plusieurs colonnes pour cela : Planifié, Rédaction, Édition & Graphiques, Planifié, Publié). L’aspect visuel est l’un des avantages du processus kanban et nous aide à résoudre rapidement les goulets d’étranglement (informations manquantes, retards potentiels dans le processus, etc.).
• Savoir immédiatement qui doit être désigné comme contributeur. L’idée est de produire le contenu le plus complet et le plus convivial, et le fait d’avoir des contributeurs inter-équipes peut aider à l’enrichir (cela peut impliquer plus d’informations techniques, du multimédia ou une traduction pour notre blog bilingue).
• Accéder, via des relations de carte, aux cartes correspondantes dans le calendrier de contenu pour plus d’informations. Cela permet aux contributeurs d’accéder facilement, à partir d’un emplacement central, aux tâches de contenu auxquelles ils sont affectés. Alors que le calendrier éditorial traite de la situation dans son ensemble et aide à élaborer des stratégies et à planifier à l’avance, le calendrier de contenu est plus spécifique et axé sur la gestion quotidienne des éléments de contenu. 

Les tableaux Kanban sont des outils d’intelligence collective. Chez Kantree, le calendrier éditorial inclut les contributions de toutes les équipes, ce qui nous aide à planifier à l’avance et à passer efficacement de l’idée à la publication.