Formulaires Kantree repensés pour plus de puissance d'édition
Au moment du premier confinement lié au coronavirus, nous avons mis en œuvre une poignée de fonctionnalités Kantree et des améliorations attendues depuis longtemps: réorganisation des sous-cartes, meilleures capacités d’importation, swimlanes à hauteur fixe, calendrier personnalisé, etc.
Si vous les avez manquées, vous trouverez des informations sur nos mises à jour produit ici et ici.
Nous poursuivons avec cette mise à jour, qui apporte une nouvelle fonctionnalité puissante aux formulaires Kantree. Elle introduit des champs de requête modifiables ainsi que l’association de formulaires à des cartes existantes dans votre workspace.
Nous y reviendrons plus en détail plus loin dans l’article, mais d’abord quelques notions de base.
Les formulaires Kantree partageables vous permettent d’ajouter automatiquement des données entrantes dans votre workspace sous forme de cartes, éliminant ainsi le besoin de saisie de données et de tableurs séparés.
Que sont les formulaires Kantree ? Un rappel rapide
Les formulaires de projet Kantree sont utilisés pour collecter et gérer les demandes entrantes : bugs du site Web, informations sur les candidats, commentaires des clients sur le projet, demandes de propositions (RFP), idées de contenu et de fonctionnalités, etc.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez rapidement concevoir des formulaires publiables qui créeront des cartes dans votre flux de travail, par ex. un tableau kanban, ce qui facilitera le stockage et la manipulation des données. Cela élimine le besoin de tableurs et la saisie de données fastidieuse.
[Voir aussi : L’automatisation de workflow passe à la vitesse supérieure]
Les formulaires peuvent être partagés avec votre équipe ou être ouverts à des personnes « externes » (par exemple, des clients ou des partenaires de projet) et même à des utilisateurs anonymes, tels que des candidats.
Lorsqu’une personne a rempli un formulaire, elle reçoit une page de suivi où elle peut suivre l’état de sa demande et communiquer avec les membres du projet.
La vidéo suivante montre comment démarrer avec les formulaires :
Quoi de neuf dans les formulaires Kantree ?
Jusque-ici, les utilisateurs remplissaient un formulaire en ligne et Kantree créait une nouvelle carte associée à la requête, généralement dans un tableau ou un kanban. Avec cette mise à jour, vous pouvez travailler dans la direction opposée.
Vous pouvez maintenant prendre une carte (nouvelle ou existante) puis, en l’associant à un formulaire, demander à Kantree de créer une nouvelle requête en utilisant le contenu de la carte.
En d’autres termes, Kantree pré-remplit le formulaire pour les utilisateurs. Et lorsqu’ils recevront un e-mail contenant l’URL de la page de suivi des requêtes, ils pourront modifier les champs, par exemple ajouter des fichiers et des messages. Vous n’aurez pas besoin d’e-mail pour les contacter.
Exemple : Supposons que vous travaillez dans les ressources humaines et que vous recrutez des nouveaux membres d’équipe. Vous avez déjà une carte dans Kantree avec leurs coordonnées et CV, maintenant vous souhaitez qu’ils soumettent des détails supplémentaires (par exemple, des éléments de portfolio, des références) et vous souhaitez que ces fichiers apparaissent dans la carte.
Pour vous faciliter la tâche à vous et au candidat, il vous suffit d’aller dans le menu en haut à droite et de cliquer sur “Créer une requête”, puis de sélectionner le formulaire à associer à la carte et d’ajouter une adresse e-mail du destinataire.
Le fait que les réponses soient modifiables une fois le formulaire rempli une première fois facilite les interactions. C’est l’objectif de cette nouvelle fonctionnalité : vous aider à rationaliser votre communication, conserver les fichiers au même endroit et réduire davantage l’encombrement des e-mails. Tout cela contribue à un processus de gestion de projet plus fluide.
[Voir aussi : Améliorer la collaboration inter-équipes avec kanban]
Les formulaires peuvent être utilisés par les services RH pour communiquer avec les candidats directement depuis le workspace.
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