Comment préparer ses équipes à la gestion de projet ?

Définir une organisation du travail est une chose complexe et vous n’êtes sûrement pas la seule personne à éprouver des difficultés face à cette tâche. Dans cet article nous vous donnons des clés vous permettant de devenir plus performant dans cette tâche et d’être accompagné par un bon outil.

Qu’est-ce qu’une bonne organisation du travail ? 

Une organisation du travail permet de définir le rôle de chaque salarié au sein d’un projet ou d’une entité. De cette façon, le travail est divisé et réparti entre chaque membre de l’équipe. Une bonne division du travail est essentielle pour l’équilibre global de l’entreprise. 

De nombreuses méthodes d’organisation du travail ont été utilisées à travers l’histoire, comme Adam Smith l’a expliqué dans son essai sur la division du travail au XVIIIe siècle. 

L’organisation du travail scientifique formée au début du XXe siècle était orientée vers le taylorisme. A l’ère de l’industrialisation et des machines, le taylorisme, le fordisme et même le toyotisme ont permis l’organisation du travail à grande échelle. 

Ces systèmes, qui incitent à la spécialisation et au cloisonnement, sont aujourd’hui largement remis en cause au profit d’une plus grande responsabilisation et flexibilité, notamment dans les méthodes Agiles ou Scrum.  

Les nouvelles formes d’organisation du travail reposent majoritairement sur un management participatif, où chaque salarié peut participer aux décisions de l’entreprise. 

La gestion des ressources humaines vous permet de mieux répartir le travail au sein de votre équipe pour les employés les moins stressés. Les outils de gestion des ressources vous donnent un aperçu en temps réel de la charge de travail de votre équipe. Apprenez à le gérer efficacement, à favoriser l’équilibre, à lutter contre l’épuisement professionnel et à favoriser une vie professionnelle épanouie.  

Comment planifier et organiser le travail de votre équipe ? Vous n’avez pas pensé à la gestion des ressources ? Vous êtes loin d’être un cas isolé. Selon des rapports publiés par l’International Institute of Directors & Managers, très peu de personnes sont formées à cette compétence importante. 

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des outils pour aider tout le monde à avancer en même temps et permettre aux parties prenantes des différents projets de pouvoir suivre leur avancement en toute transparence.

Suivez trois étapes pour gérer au mieux vos ressources. 

1. Déterminez la charge de travail et la capacité de votre équipe 

Lorsque le travail de votre équipe est réparti sur divers projets, plans et outils, il est difficile de savoir combien de travail reste à faire. 

Il faut répondre à cette inconnue pour déterminer ce que chaque membre de l’équipe fait déjà et ce qui pourrait encore être fait, cela nécessite donc une organisation du travail plus resserrée. 

Pour réussir ce défi et découvrir les vraies ressources de votre équipe, vous devez ajuster votre plan : 

Faites une liste complète des projets et des processus dont votre équipe est responsable : il peut s’agir de projets sur lesquels votre équipe travaille ou de travaux qui affectent d’autres départements et dans lesquels ils sont impliqués. 

Déterminez la portée et le calendrier de chaque élément : travaillez-vous sur de grands projets complexes avec plusieurs livrables ou sur des projets plus petits ? Quelle organisation du travail votre équipe privilégie-t-elle dans ces projets ou processus ? Divisez les projets en tâches et flux de travail plus petits : une fois que vous avez une vue d’ensemble du travail de votre équipe, vous pouvez utiliser un diagramme de flux de travail pour le décomposer en parties plus petites afin de mieux estimer la charge de travail hebdomadaire ou quotidienn de vos collaborateurs.

Exemple d’un tableau de bord dynamique dans Kantree

Établissez des priorités selon l’importance et l’urgence des travaux : vous pouvez faire une analyse des besoins et déterminer ce que votre équipe doit faire en priorité, afin de mieux planifier l’exécution de chaque projet et, de fait, l’organisation du travail.

Vous devez également connaître la disponibilité de votre équipe en général et la disponibilité de chacun de ses membres en particulier afin de pouvoir vous organiser au mieux.

Calculez les réunions, les vacances et les tâches répétitives : de combien de temps chaque membre dispose-t-il pour vos projets ? Il est important d’évaluer leur charge de travail ou de leur demander le temps qu’il leur faut pour le faire afin d’avoir une idée de ce qu’ils peuvent gérer d’autre. 

Une bonne organisation passe nécessairement par la coordination du travail, la participation de chacun est donc indispensable. 

2. Allouer des ressources et gérer les charges de travail individuelles

Maintenant que vous avez une vue d’ensemble de tout ce que votre équipe doit faire, vous devez décider qui fera quoi et quand. 

Une allocation appropriée des ressources vous aide à identifier efficacement puis à allouer les ressources disponibles au cours d’une initiative. Cela aidera à équilibrer la charge de travail de votre équipe. 

Quatre conseils pour gérer et équilibrer la charge de travail de chacun :

• Attribuez d’abord les tâches les plus urgentes : Triez la liste des tâches et des projets de votre équipe par priorité et affectez un responsable aux éléments en haut de la liste.  
• Équilibrez les dates de début et les échéances : maintenant que vous savez sur quoi chacun travaille, planifiez chaque tâche ou projet. Vous pouvez également mettre en place des stratégies de gestion du temps, comme le  blocage du temps, pour aider vos collègues à mieux organiser leurs activités. 

Exemple d’un calendrier dans Kantree qui permet d’un seul coup d’oeil d’avoir une vue sur ses prochaines échéances

• Assurez-vous de choisir la bonne personne pour chaque tâche ou projet : tenez compte de la disponibilité, des compétences et de l’expérience de chacun.  
• Invitez les membres de votre équipe à participer à la réflexion. La circulation de l’information est essentielle pour cela. Dites-leur toujours pourquoi vous leur confiez une tâche particulière : c’est un excellent moyen de créer de la motivation et de définir des attentes. 

Comment gérez-vous les échéances et les priorités conflictuelles ?

La planification des ressources et l’organisation du travail ne sont pas aussi simples que vous le souhaiteriez. 

Parfois, les personnes les mieux placées pour un projet sont déjà impliquées dans d’autres initiatives importantes. Parfois, toute votre équipe est tellement débordée qu’il n’est pas logique d’augmenter encore plus sa charge de travail. Bien qu’il n’y ait pas de magie ici, savoir à l’avance à quoi ressemblera la charge de travail de votre équipe peut vous aider à anticiper et à résoudre ces problèmes de gestion des ressources dès le début.  

3. Faites un état des lieux de la situation avec votre équipe et ajustez l’organisation du travail si nécessaire

Imaginez voir tout ce qui se passe pour chaque projet et chaque membre de l’équipe en un seul endroit. Un outil de gestion du travail vous fait gagner du temps.

Avec un outil de gestion, chaque membre de l’équipe peut voir comment son travail contribue aux objectifs et aux initiatives de l’entreprise. Il a tout de suite une bonne vision de l’organisation générale du travail. La communication se fait directement au sein des tâches, donc la recherche d’informations ne prend plus 5 minutes, mais 5 secondes. De plus, les chronologies tiennent tout le monde informé et peuvent montrer les projets ensemble ou séparément. 

Donnez les clés de la réussite à vos équipes

Combinez l’utilisation d’un outil de gestion du travail comme Kantree avec les conseils de cet article : vous résoudrez plus facilement les conflits d’échéances et de priorités, vous pourrez mieux faire face à l’augmentation de la charge de travail de votre équipe, grâce à l’optimisation de cette dernière.

Prêt à mettre ces conseils en pratique ? Commencez dès aujourd’hui à implémenter ces stratégies et observez l’amélioration de la performance de votre équipe.