Digital workflow : définition, exemples et mise en place en entreprise

TL;DR

Un digital workflow est un processus métier automatisé et dématérialisé qui permet d’optimiser la gestion des tâches, réduire les erreurs et améliorer la collaboration. Sa mise en place passe par l’identification du processus, sa cartographie, le choix d’un outil adapté et un déploiement progressif. Les bénéfices incluent un gain de temps significatif, une meilleure traçabilité et une réduction des coûts opérationnels.

🤖 Résumer cet article avec :

ChatGPT Mistral Perplexity Grok

La transformation numérique des entreprises passe inévitablement par la digitalisation des processus. Au cœur de cette évolution, le digital workflow représente un levier stratégique pour optimiser l’efficacité opérationnelle. Contrairement aux processus manuels traditionnels, un digital workflow s’appuie sur un logiciel de workflow pour automatiser et fluidifier les tâches récurrentes. Cette approche permet non seulement d’automatiser un workflow existant, mais aussi de repenser complètement l’organisation du travail grâce aux fonctionnalités produits de Kantree et autres plateformes spécialisées.

1. Qu’est-ce qu’un digital workflow ?
2. Pourquoi mettre en place un digital workflow ?
3. Comment créer un digital workflow étape par étape ?
4. Exemples de digital workflows à fort impact
5. Quel outil choisir pour créer un digital workflow ?
6. FAQ - Digital Workflow

Qu’est-ce qu’un digital workflow ?

Un digital workflow est un processus métier entièrement dématérialisé et automatisé qui orchestre l’enchaînement de tâches, de validations et de décisions au sein d’une organisation. Il s’agit d’une séquence logique d’activités qui sont exécutées de manière coordonnée, avec des règles prédéfinies et des déclencheurs automatiques.

Qu’est-ce qu’un digital workflow concrètement ? C’est un système qui permet de faire circuler l’information, les documents et les tâches entre différents acteurs selon un parcours défini. Chaque étape du processus est tracée, mesurée et peut être optimisée en continu. Les participants reçoivent automatiquement les notifications appropriées, les délais sont respectés et les goulots d’étranglement sont identifiés rapidement.

En quoi est-il différent d’un processus manuel ?

La différence fondamentale entre un processus manuel et un digital workflow réside dans l’automatisation et la standardisation. Un processus manuel dépend de l’intervention humaine à chaque étape : envoi d’emails, relances manuelles, suivi dans des tableurs séparés. Cette approche génère des retards, des oublis et des incohérences.

Le digital workflow, à l’inverse, automatise les tâches répétitives, centralise l’information et applique des règles métier cohérentes. Les transitions entre les étapes se font automatiquement selon des critères prédéfinis, les notifications sont envoyées au bon moment aux bonnes personnes, et l’historique complet est conservé pour audit et amélioration continue.

Cas d’usage concrets (RH, IT, juridique, etc.)

Les applications du digital workflow sont multiples et touchent tous les départements :

Ressources Humaines: Processus de recrutement depuis la publication d’offre jusqu’à l’intégration, gestion des congés avec validation hiérarchique, évaluations annuelles avec circuit de validation.

Informatique : Gestion des tickets incidents avec escalade automatique, processus d’approvisionnement matériel, déploiement de nouveaux utilisateurs avec création automatique des accès.

Juridique : Validation de contrats avec circuit d’approbation multi-niveaux, gestion de la conformité RGPD, suivi des contentieux avec alertes automatiques sur les échéances.

Finance : Traitement des factures fournisseurs, processus de budget avec consolidation automatique, gestion des notes de frais avec contrôles intégrés.

Pourquoi mettre en place un digital workflow ?

L’implémentation d’un digital workflow répond à des enjeux opérationnels majeurs qui impactent directement la performance de l’entreprise.

Réduction des erreurs et des oublis

L’automatisation d’un workflow élimine les erreurs humaines liées à la saisie manuelle et aux oublis. Les contrôles sont intégrés au processus, les données sont validées automatiquement et les étapes obligatoires ne peuvent pas être contournées. Cette fiabilisation des processus améliore la qualité des livrables et réduit les coûts de non-qualité.

Gain de temps et de productivité

Automatiser un workflow permet de libérer du temps pour les activités à valeur ajoutée. Les tâches administratives chronophages sont traitées automatiquement, les collaborateurs sont notifiés proactivement des actions à réaliser, et les délais de traitement sont considérablement réduits. Cette optimisation peut générer jusqu’à 30% de gain de productivité sur les processus concernés.

Meilleure traçabilité et transparence

Chaque action est horodatée et tracée, créant un historique complet du processus. Cette transparence facilite les audits, permet d’identifier les goulots d’étranglement et fournit des données précieuses pour l’amélioration continue. Les responsables peuvent suivre l’avancement en temps réel et anticiper les risques de dérive.

Collaboration renforcée entre équipes

Le digital workflow casse les silos en créant des processus transverses fluides. Les équipes disposent d’une vision partagée de l’avancement, les handoffs entre départements sont formalisés et les responsabilités clairement définies. Cette collaboration améliorée réduit les incompréhensions et accélère la résolution des sujets complexes.

Comment créer un digital workflow étape par étape ?

La digitalisation des processus nécessite une approche méthodique pour garantir le succès du projet.

1. Identifier le processus à digitaliser

Commencez par sélectionner un processus à fort impact : récurrent, impliquant plusieurs personnes, source d’erreurs ou de retards. Analysez la fréquence, le temps passé et les points de douleur actuels. Privilégiez un processus pilote avec des parties prenantes motivées pour maximiser les chances de succès.

2. Cartographier les tâches et les décisions

Documentez précisément chaque étape du processus actuel : qui fait quoi, quand, avec quelles informations. Identifiez les points de décision, les conditions de passage d’une étape à l’autre et les exceptions possibles. Cette cartographie servira de base pour concevoir le workflow digital optimisé.

3. Choisir un outil adapté (Kantree, Notion, etc.)

Sélectionnez une plateforme qui répond à vos besoins spécifiques : complexité du processus, nombre d’utilisateurs, intégrations requises, budget disponible. Évaluez les outils de digital workflow disponibles en privilégiant ceux qui offrent un bon équilibre entre simplicité d’usage et puissance fonctionnelle.

4. Définir les rôles, règles et automatisations

Configurez les rôles et permissions, définissez les règles métier et paramétrez les automatisations. Spécifiez les déclencheurs, les conditions d’escalade et les notifications. Cette étape demande une attention particulière pour éviter les blocages opérationnels.

5. Tester, itérer et déployer progressivement

Testez le workflow avec un groupe restreint d’utilisateurs, collectez les retours et ajustez la configuration. Déployez ensuite progressivement en accompagnant le changement. Prévoyez une période de fonctionnement en double (ancien et nouveau processus) pour sécuriser la transition.

Exemples de digital workflows à fort impact

Onboarding RH automatisé

Un processus d’intégration digitalisé comprend la génération automatique des contrats, la création des accès informatiques, la planification des formations et le suivi des tâches d’intégration. Le nouveau collaborateur reçoit automatiquement son planning d’intégration, ses accès sont provisionnés le jour J et le RH suit l’avancement en temps réel.

Gestion des demandes internes (IT, services généraux)

Les demandes de support sont automatiquement catégorisées, assignées selon les compétences et escaladées si nécessaire. Les utilisateurs sont tenus informés de l’avancement et les SLA sont respectés grâce aux alertes automatiques. Le service IT optimise sa charge de travail et améliore la satisfaction utilisateur.

Validation de contrats ou documents légaux

Le circuit de validation suit automatiquement les règles de gouvernance : montant, type de contrat, entités impliquées. Les valideurs reçoivent les documents avec le contexte nécessaire, les délais sont trackés et les blocages identifiés rapidement. Le processus juridique gagne en rapidité et en conformité.

Suivi de roadmap produit

Les évolutions produit suivent un workflow structuré depuis l’idéation jusqu’au déploiement. Les priorités sont gérées automatiquement, les dépendances trackées et les équipes techniques notifiées des nouvelles spécifications. La roadmap reste alignée avec les objectifs business.

Quel outil choisir pour créer un digital workflow ?

Le choix de l’outil conditionne largement le succès de votre projet de digitalisation.

Tableurs, outils low-code ou plateformes spécialisées

Les tableurs conviennent pour des processus simples mais montrent rapidement leurs limites en termes de collaboration et d’automatisation. Les outils low-code offrent plus de flexibilité mais nécessitent des compétences techniques. Les plateformes spécialisées combinent simplicité d’usage et puissance fonctionnelle, idéales pour la majorité des cas d’usage entreprise.

Kantree : une plateforme no-code pour digitaliser vos processus simplement

Kantree se positionne comme une solution no-code complète pour créer des digital workflows sans compétences techniques. La plateforme propose des templates prêts à l’emploi, un éditeur visuel intuitif et des automatisations avancées. Son approche modulaire permet de s’adapter à tous types de processus métier tout en garantissant une prise en main rapide.

Critères de choix : personnalisation, intégrations, RGPD, UX

Évaluez les outils selon plusieurs critères clés : capacité de personnalisation pour s’adapter à vos processus spécifiques, richesse des intégrations avec votre écosystème applicatif, conformité RGPD pour la protection des données, et qualité de l’expérience utilisateur pour favoriser l’adoption. N’oubliez pas d’évaluer le support et la roadmap produit pour sécuriser votre investissement à long terme.

FAQ - Digital workflow

Quelle est la différence entre workflow et digital workflow ?

Un workflow classique peut être entièrement manuel (processus papier, emails, téléphone) tandis qu’un digital workflow est nécessairement dématérialisé et s’appuie sur des outils numériques pour automatiser et optimiser l’enchaînement des tâches.

Quels sont les meilleurs outils pour digitaliser un processus métier ?

Les leaders du marché incluent des solutions généralistes comme Microsoft Power Automate, des plateformes spécialisées comme Nintex ou ProcessMaker, et des outils no-code comme Kantree ou Monday.com. Le choix dépend de la complexité de vos processus et de votre niveau d’expertise technique.

Peut-on créer un digital workflow sans coder ?

Oui, les plateformes no-code modernes permettent de créer des workflows sophistiqués via des interfaces graphiques. Ces outils démocratisent l’automatisation en permettant aux utilisateurs métier de digitaliser leurs processus sans intervention IT.

Est-ce adapté aux PME ?

Absolument, les PME peuvent même tirer plus de bénéfices du digital workflow que les grandes entreprises. Les solutions cloud proposent des tarifs adaptés aux petites structures et permettent de professionnaliser rapidement les processus internes. L’impact sur la productivité est souvent plus visible dans les organisations de taille humaine.

Article rédigé par :

Lorène Perrin — Responsable marketing et communication

Titulaire d'un Master 2 en Management et Stratégie d'entreprise complété par un Executive Master en conception et pilotage de stratégie Marketing Digital, elle met depuis plus de 13 ans son expertise au service des entreprises en tant que CMO, avec une spécialisation affirmée dans le secteur B2B. Depuis près de 3 ans, elle contribue activement à la croissance de Kantree, notamment à travers la création de contenus stratégiques. «Chez Kantree, j'ai découvert la dimension cruciale de l'organisation et de l'agilité en environnement professionnel - un univers passionnant en perpétuelle évolution qui représente un véritable défi quotidien que je relève avec enthousiasme.»